Avec des managers de proximité de plus en plus aspirés par des couches administratives «non prévues» ( reportings, réunions, projets… ) , il n’est pas rare que certains managers/directeurs se trouvent devant l’expectative en fin de journée de comprendre que tout ne c’est pas passé comme prévu, d’être alerter «trop tard», que des décisions n’ont pas été prises au bon moment et que la situation est catastrophique.
Le bilan pesant sur la charge mentale, le stress peut être lourd de conséquences pour le manager comme pour les collaborateurs au quotidien. Des tensions peuvent apparaitres, des confiances perdues, des frustrations contre productives survenir, bref, Le travail est en péril et la santé en sursis…
Comment peut on remédier à cela? L’animation à intervalle Court ( AIC)
L’animation à intervalle court ( A.I.C. ), fait partie des outils d’organisation apparenté au Lean. L’AIC est un point intermédiaire qui permet de pouvoir réagir au plus vite à une dérive au cœur même d’une journée. Cet outil de communication permet de prévoir et d’anticiper des dérives de situations, de réorienter les taches , moyens ou flux pour revenir à l’objectif .
Pourquoi? Car dans certains métiers sous pression ou lors de période très tendue, la réunion de début de poste ( quand elle existe), seule, peut ne pas suffire. Il faut donc positionner un rendez vous intermédiaire afin de s’assurer du succès de la journée .
Quelques exemples concrets: un afflux de personnes importants à un service peut nécessiter un renfort ponctuel, une panne technique apparemment bénigne peut vite dégénérer et avoir un impact sur le processus complet. Un retard issu d’un autre service qui va influer sur la suite des opérations, une urgence client qui vient mettre à mal la planification, Bref tout se qui fait que la journée peut vite devenir un cauchemar…. .
Bien et la prévention santé dans tout cela?
Il faut imaginer L’AIC comme un point intermédiaire qui permet de prendre du recul, comme une pause dans la journée de travail. Si les pauses Café servent au corps et à l’esprit à se reposer, L’AIC permet de rassurer les équipes, comme le manager, du bon déroulement de la période passé et d’anticiper sur la suite de la journée.
En effet, il n’est pas rare de voir des collaborateurs de peur de « déranger » de ne pas alerter sur un problème bénin qui peut venir se compliquer. De penser pouvoir résoudre un problème rapidement sans voir la conséquence sur les autres services. Et tout simplement ne pas demander de l’aide, qui permettrait de revenir à une situation «normale» au plus tôt.
Ces situations déjà tendues par l’activité normale, auxquelles s’ajoute un événement imprévu entraîne pour le/les collaborateurs une charge mentale supplémentaire, qui répété peut avoir des répercussions graves sur la santé et peut aussi entraîner une dégradation rapide des relations de travail.
Et le rôle du manager est aussi et surtout d’aider ses collaborateurs à la bonne réalisation de leurs taches.
«Le Manager a autant besoin que ses collaborateurs de travailler sereinement»
Il lui faut donc prendre le pouls de l’activité régulièrement, s’assurer que tout se passe bien, répondre aux interrogations et provoquer de soi-même des sollicitations.
Quoi de plus stressant et improductif pour un manager, que d’arriver dans une réunion, avec pour seule préoccupation de savoir si tout se passe bien pour ses collaborateurs. Et ce n’est pas un manque de confiance, mais bien un support nécéssaire pour le bon fonctionnment de l’activité.
«Les problèmes comme les victoires se doivent donc être partagées »
Les caractéristiques et objectifs de l’AIC :
– C’est un point de communication et non une réunion.
– Le lieu est défini et le timing aussi ( 5 minutes est souvent suffisant )
– Ce point est institutionnalisé : soit en réunion préalable pour les périodes chargées , soit de façons récurrentes pour les métiers à fortes tensions.
– Le nombre de collaborateurs doit être restreints ( en faire plusieurs si nécessaire, par secteurs, zones, métiers), ceci afin de garder de l’efficacité et ne pas tomber dans la réunion.
– L’AIC peut être aussi réalisée exclusivement avec les managers de proximité s’ils existent pour un responsable/directeur de service.
– Il faut s’assurer pour le manager que l’activité est sous contrôle et les prochaines étapes comprises.
– Pour le collaborateur d’alerter au plus tôt d’un problème, de se décharger de tension et de se rassurer sur la suite du déroulement de sa journée. Ce n’est pas une dé-responsabilisation mais bien un partage.
L’AIC est donc un outil de communication que tout manager doit avoir dans son escarcelle. Il peut soit l’utiliser de façon récurrente soit de façon ponctuelle.
On retiendra :
– L’AIC est un outil de communication intermédiaire permettant d’anticiper les problèmes.
– Cet échange se doit d’être planifié, court et efficace.
– L’AIC sert aussi bien au manager qu’aux collaborateurs .
– Déchargez vous au plus tôt des charges mentales qui pèsent sur le travail au quotidien. (même si elles en font parties)
Prenez soin de vous, prenez soin de vos collaborateurs, et restez zen.
j.Keire
theos.fr
Pour aller plus loin :
L’A.I.C. en production :Lien
