Le rapport d’étonnement est étonnamment peu présent dans nos entreprises alors Que !
Nous avons tous au moins une fois eu a faire un rapport d’étonnement, lors de la fin d’un stage, ou d’un projet d’entreprise pendant nos périodes estudiantines, alors pourquoi ne peut l’utiliser pour nos nouvelles recrues?
Avec des processus de plus en plus long, et coûteux il est dommageable de terminer dans une impasse. Impasse due à la non compréhension réciproque ( Entreprise / Candidats ) souvent recrutés à partir d’une demande floue et standardisée et aussi à la survalorisation du poste/de l’entreprise .
Après avoir réussi à «enfin» trouver le bon candidat, nombreux se retrouvent devant l’expectative, en fin ou en cours de période d’essai d’un aveu d’échec ( de part ou d’autre).
Il faut garder en mémoire, aussi, que 20% des accidents graves arrivent dans la période de trois mois après l’intégration d’un collaborateur. C’est donc bien une période importante pour une bonne intégration sécuritaire et intégration tout court dans l’entreprise.
Pour faire écho à un de mes posts sur l’importance du parcours d’intégration des collaborateurs , je souhaitai remettre au goût du jour l’outil qu’est: Le rapport d’étonnement.
Alors de quoi parles t’on ? L’intérêt pour l’entreprise.
Les entreprises qui pratiquent le rapport d’étonnement ont un objectif principal: l’amélioration continue. On parle souvent de l’œil neuf et naïf du nouvel entrant, et cela est vrai. Nous perdons ce regard «détaché» assez vite car notre grande faculté d’adaptation nous contraint rapidement à nous fondre dans le moule et dans la culture de l’entreprise.
De plus, cette période délicate dite «période d’essai» n’est pas propice à se faire remarquer, on souhaite s’intégrer et enfin décrocher ce job tant convoité.
La transparence est obligatoire entre l’entreprise et le collaborateur sur les objectifs et la portée de ce rapport d’étonnement. De la non dépendance entre la décision finale de son recrutement et les écrits de ce rapport.
L’écrit fait peur, il faut donc rassurer le nouvel entrant, si l’on souhaite avoir un vrai retour constructif et utile.
Ce rapport doit donc faire partie intégrante du processus de recrutement, cela se révèle un outil précieux pour confronter les perceptions subjectives issues du recrutement à la réalité du poste.Il permet aussi de trouver les failles, les voies d’améliorations, les écueils ou retrouver les bons «usages» perdus, … .
L’intérêt pour le collaborateur
Cela montre de facto, l’intérêt de l’entreprise, son ouverture d’esprit pour l ‘écoute collaborateur et aussi sur sa demande de participation «active» à son recrutement et son futur poste. Cela «oblige» aussi le collaborateur a une certaine prise de recul par rapport à son intégration. Il va devoir passer par l’écrit et donc devoir faire une critique qui ne peut qu’être argumentée et donc constructive. Il est clair que l’attendu pour un post de cadre, d’administratifs ou d’opérateurs ne sera pas le même.
Le contenu et formalisme
Si le rapport étonnement n’a pas de formalisme précis et reste à votre appréciation. Néanmoins il faut lui donner un cadre afin de guider le collaborateur sur son contenu, vos attentes. Si parfois, le simple entretien oral est pratiqué, je vous enclins fortement à un retour écrit. L’écrit «oblige»: une certaine retenue, formalisme et argumentations que vous ne trouverez pas à l’oral.
Les questions cadre du rapport
Il est clair qu’il y aura une modération de la part du collaborateur dans ce rapport. Même si les craintes, concernant le document ont été dissipées Il n’en reste que cela reste le travail «critique» d’un collaborateur qui souhaite se faire embaucher.
vous pouvez donc être très généraliste avec des questions comme:
- Qu’est-ce qui vous a le plus étonné ?,
- Quel point fort et quel point faible vous ont le plus surpris ?,
- Selon vous, qu’est ce qui devrait être amélioré/modifié/abandonné en priorité ?
- Que proposez-vous en alternative ?…
Mais vous pouvez aussi être plus précis afin de dégager des problématiques sur lesquelles vous souhaitez vous améliorer/travailler:
- processus de recrutement,
- accueil et intégration du nouvel arrivant dans l’entreprise,
- l’Organisation et hiérarchie dans l’entreprise/le service,
- l’accueil et formation au poste, environnement de travail,
- le passage des consignes de sécurité et moyens mis à disposition des matériels,
- l’ambiance sur le lieu travail,… .
Je vous redonne, pour mémoire, ces statistiques 20% des accidents graves arrivent dans les trois premiers mois d’une entrée dans l’entreprise, il faut donc que cette période soit la plus formatrice et responsabilisante de part et d’autres pour réduire ces risques et continuer a progresser dans votre processus de recrutement.
En conclusion, le rapport d’étonnement peut être un véritable outil d’amélioration qui va permettre au travers un œil neuf, encore frais, de décrire et découvrir des failles ou des opportunités d’améliorations dans les entreprises. De déceler au plus tôt des incompréhensions, de futures déconvenue et faire face aux échecs de recrutement. Mais aussi de dénicher des failles de sécurité, des défauts de formations/d’informations.
Ceci dans un objectif unique d’amélioration.
« Il serait donc dommage de ne pas en profiter !«
On retiendra:
- 20% des accidents graves surviennent dans la trois premiers mois.
- Les processus de recrutement sont de plus en plus long, coûteux et malheureusement aussi en échec.
- Le rapport d’étonnement doit faire partie du processus d’intégration.
- Avec des objectifs bien définisles intérêts sont réciproques .
- Un retour oral est nécessaire auprès du collaborateur.
Soyez critique, gardez les yeux ouverts et restez en bonne santé.
j.Keire
theos.fr
Pour aller plus loin :
Les Echos : le rapport d’étonnement : ( lien )
