Mettre en place une boîte à idées favorise la motivation et l’engagement des collaborateurs. Pour l’employeur, c’est aussi un bon moyen d’innover, d’améliorer son fonctionnement et de faire des gains, grâce à des idées simples et efficaces.
N’attendez plus les recettes miracles, la révolution technologique ou des innovations spectaculaires, elles sont déjà là, présentes, il n’y a plus qu’à les collecter.
Ne passez pas a coté de ce formidable outil de management.
Le principe des boîtes à idées en entreprise ne date pas d’aujourd’hui et existe depuis le début des années 1900.
Pour la petite histoire, c’est La Poste qui revendique la plus ancienne initiative visant à remonter des suggestions du terrain. C’était en 1921. Elle prenait l’apparence d’une urne sur le lieu de travail pour faire participer tous les collaborateurs à la réussite de leur entreprise : amélioration de fonctionnement et d’organisation, partage de bonnes pratiques, idées pour des nouveautés…
Beaucoup d’entreprises ont suivi ce mouvement d’écoute du terrain, mais, peu à peu, la boîte à idées a été mise en arrière plan car beaucoup d’entreprises se sont rendues compte qu’elle servait beaucoup aux revendications anonymes et surtout qu’elles remontaient des questions auxquelles on ne voulaient pas répondre : drôle de management !!!
Alors pourquoi la boite à idées
Dans notre époque de soi-disant de « mal être au travail» où les risques psychosociaux sont en forte croissance, pourquoi faire renaître ces « vieux » outils oubliés.
Car parmi les premiers facteurs de risques psychosociaux, l’on dénombre le sentiment de ne pas être écoutés.
Et malgré toutes les belles paroles de manager, « on écoute nos collaborateurs », « nous avons mis en place des démarches participatives », … quand on prends le temps d’écouter le terrain, la perception est souvent différente??? Alors pourquoi se priver d’une telle force d’innovation ?
Dans les principales réactions de manager, nous avons le choix entre le déni, le manque de temps et « ils » ( les collaborateurs) n’ont pas la hauteur de vue nécessaire. Alors oui, organisez une boite à idée prends du temps, questionne, mais par dessus tout ce qu’il faut du c’est du COURAGE.
Le courage de se retrouver face à ses collaborateurs, en attente, et de devoir peut être se remettre en question, de devoir se remonter les manches et faire avancer les sujets que l’on aurait préférés pour plus tard. Courage, car une boite à idée, cela donne du travail, et nous en avons déjà par dessus la tête.
La boite à idée est un des premiers outils de management d’amélioration continue, avant de penser lean, kaizen et autres techniques pointues, revenez au basiques. Et testez la puissance de l’innovation participative.
Alors pour les courageux, quels sont les avantages.
-Pour l’entreprise :La boite à idées est une source non négligeable d’améliorations, d’informations, de mesure sociale. L’innovation va de la resolution de probleme jusqu’a l’innovation pure: l’idée qui peut révolutionner le process, le service, … .
Sans parler du climat social, où le collaborateur devient contributeur-acteur de son travail et plus spectateur impuissant.
-Pour les collaborateurs, le simple fait d’être écouté change le rapport avec sa hiérarchie. Devenir acteur de son travail est une source d’épanouissement ( bon, terme un peu fort je l’avoue ;o) ). et pour ceux qui serait tenter par » je ne suis pas payer a reflechir voici un ancien post: mon implication pour pas un rond ?
-Pour les hautes directions, de s’assurer à distance,( car on ne peut pas être partout à la fois ), de s’assurer que nos managers font leur job et prenne soin autant de la productivité que des conditions de travail et du bien être de ses collaborateurs.Pas dans le sens où les managers ne voudraient pas le faire, mais dans le sens qu’on leur donne le temps et les moyens de le faire. Cela permet aussi de prendre la température … .
-Pour les managers, pares tous les aspects positifs déjà decrits : la boite à idée est une manière de s’assurer de répondre aux interrogations et idées de ses collaborateurs, sans en manquer une et surtout quand on l’a décidé . Car la temporalité, l’urgence, les priorités ne sont pas les même pour un manager que pour un managé. le fait « d’institionnaliser » la boite à idées permet de temporiser,ce qui est grandement appréciable pour un manager dans ce monde d’urgence permanent.
De pouvoir, aussi, déléguer certaines taches d’amélioration, car le collaborateur devient acteur et actif dans ce rôle ( et plus en phase d’attente passive de son manager, qui lui devrait « Tout » ).
C’est aussi un moyen efficace pour dénicher les forces vives de votre entreprise. Même les collaborateurs les plus « réservés » ont des idées ou des problèmes à partager.Parfois effacé, des personnalités emergent, des forces vives qui pourront vous aider sur de futurs projets d’amélioration ou de transformations.
La mise en place
la B.A.I. est un outil de proximité qui se doit d’être simple. Une boite à idée cela s’organise, cela se gère, il faut des règles .Il faut aussi savoir adapter l’outil en fonction de l’entreprise. C’est en fait le nombre de fonctions/métiers qui vous donnera le périmètre d’action. Vous pouvez avoir 100 collaborateurs, si cela représente un secteur géographique gérable et un nombre de métiers restreints, il n’y aura pas de problème de gestion. En revanche, sur un trop grands nombres de métiers et très différents cela à des risques de vous complexifier la tache et de finir en échec. (par exemple: une boite pour un entrepot logistiques de 100 préparateurs de commandes sur 10000 m2, mais aussi une boite pour la reception de marchandise pour 5 collaborateurs … )
Pour ma part j’aime avoir une boite par secteur/service, ce qui donne aussi, souvent, une boite par manager. La fréquence de réunion est hebdomadaire au début ( glisser a l’issue des reunion de prod ou services) pour s’étaler ensuite en fonction des volumes d’idées à traiter, de « l’élan » et de l’implication dans ce processus. Car l’écueil de ce type de démarche est l’essoufflement, la durée assurera la pérénnité de la démarche.( celle du manager et celles des collaborateurs )
le principe :
Bon bah la boite en carton on oublie !!!, car une boite n’est qu’un contenant et désormais , on aime le linéaire le transparent, le visuel, vive le tableau voire l’informatique..
On defini et mets à disposition des tickets pour enregistrer les idées. Avec date, idées, noms ( qui peut être facultatif pour les timides, mais qui peut être utile pour revenir vers le collaborateur et s’assurer de la bonne compréhension réciproque.). Le ticket doit être un moyen d’échange et non, là pour se cacher derrière.
On positionne la BAI, au point de communication un tableau en trois parties : a traiter, encours, terminée.
On décide de la périodicité de communication avec les collaborateurs.( hebdo, quinzaine, mensuelle, … )
Lors de ces points il faut :
– Faire la collecte des nouvelles idées et/ou problèmes
– Échanger sur des propositions de solutions, en commun.
– Faire un retour sur la faisabilité des nouvelles idées et sur celles déjà engagées. Et je vous assure qu’un « non , parceque » sera bien plus apprécié par vos collaborateurs que le sentiment de ne pas être entendu.
– S’assurer que les tickets traités le seront définitivement avant de les cloturer. ( Plan Do Check Act )
Il faut utiliser un tableau d’enregistrement afin de suivre les tickets, car au début cela peut vite monter en volume et donc poser des difficultés de gestion. Il faut se rappeller que le temps est une notion différente pour un manager et un collaborateur. Ce qui peut paraître simple pour l’un, est difficile pour d’autres, et vice versa.
C’est aussi un bon moyen de voir combien d’idées ou de problèmes remontent chaque mois. De vérifier si les problèmes se résolvent, que le processus de remontée est en chute et est donc à relancer. Il y souvent un essoufflement, il y aura des hauts et des bas. c’est bon signe, c’est que lon passe de la phase résolution de problèmes à recherche d’amélioration.
La boite à idées est un outil participatif vieux comme le monde, qui a pourtant peu de succès au sein des services et des entreprises, dommage. C’est pourtant un des meilleurs outils d’amélioration continue, tout processus confondus ( motivation, sécurité, qualité, productivité, clients,… ).
Alors un peu de courage et osez la boite à idées. Une fois que l’on a débuté, on ne s’arrête plus.
On retiendra :
– La B.A.I. est avant tout un outil de management participatif et collaboratif.
– Toute démarche d’amélioration continue devrait débuter par là.
– Chacun y trouve son avantage.collaborateur, manager, directeur, entreprise.
– Directeurs, managers, c’est de votre responsabilité de répondre aux besoins et idées de vos collaborateurs.
– Collaborateurs il est de votre responsabilité d’améliorer votre travail au quotidien, pour vous et pour la performance de votre entreprise.
– « Seul, on va plus vite; Ensemble, on va plus loin ! »
Soyez à l’écoute, persévérant et restez en bonne Santé.
j.Keire
theos.fr
Pour aller plus loin :
pour le geeks, ils existent une version web ( je suis moins fan)
http://about.simpleidee.fr/la-boite-a-idees.html
un petit fichier excel avec un tableau de suivi, des tickets.
