De nombreux managers, collaborateurs et spécialistes de l’amélioration continue m’ont fait des remarques sur l’audit 5S. Découragés, parce qu’ils trouvent leurs audits 5S inintéressants, routiniers, répétitifs, et même dépassés parfois. Une remarque m’a fait principalement réagir : « L’audit contrôle tend à tenir ou maintenir le système, mais ensuite ? Je souhaite donc vous entraîner vers une autre dimension et à envisager de recadrer vos audits 5S autour de nouveaux principes, de manière à mettre l’accent non plus sur l’achèvement ou la tenue des 55, mais sur les résultats progressifs à long terme qui, dans le processus, créent une organisation apprenante.
Souvent, lors de la mise en place du 5S, notre première crainte reste la pérennisation des actions en place et le maintien du travail engagé. On se dit, si déjà cela tient cela sera pas mal. Mais n’est ce pas un petit peu faible comme ambition ?
Gommer le terme audit ?
L’audit dans le principe. Cela signifie que vous allez vérifier (contrôler) dans quelle mesure les actions du 5S sont en place. Et c’est alors occulter le : Est ce que les principes du 5S sont en place ? Est ce que la culture du 5S persiste et est ancrée ?
Dans la logique d’un audit 5S traditionnel, prenons l’item : Shine » faire briller » soutient comme résultat une zone de travail propre, des outils propres, bref, tout est clair et net. Et nous savons tous que cela peut se produire et se produira au fil du temps, à condition de fournir un effort constant et appliqué, de disposer de fournitures de nettoyage suffisantes et d’un management de proximité adéquat. Pas toujours simple à faire, mais pas non plus hors de portée pour n’importe quelle entreprise.
Décrivons comment se passe habituellement un audit 5S, censé, maintenir notre système en place :
- Question N° 1, la zone est elle propre et dégagée de toutes salissures ? =>Réponse : fermée – oui/non ou encore une petite nuance : 0 % – 50 % – 100 %.
- Question N° 2, les outils sont ils tous présents, en place et à leur place ? =>Réponse : fermée – oui/non ou encore 0 % – 50 % – 100 %.
Ces questions sont pertinentes, si tout ce que nous voulons et attendons des collaborateurs qu’ils se conforment et répondes à la question : Est ce que les actions engagées lors du chantier 5S sont tenues ? Et en clair : n’as t’on pas perdu notre temps à mettre en place du « 5s » ?
Mais la conformité et le respect des règles à une exigence est-elle vraiment suffisante ? Dit d’une autre manière : qu’est-ce qu’il y a d’autre à attendre que ce point d’audit n’attende pas et donc ne déclenche pas ? Dit encore d’une autre manière : un audit, ne pourrait-il pas donner aux collaborateurs la possibilité de réfléchir, d’apprendre et d’inventer ? Rentrer dans un modèle d’organisation apprenante ?
Si c’était le cas, l’entreprise tirerait beaucoup plus de bénéfices de son audit 5S. Peut-être que les managers pousseraient fortement aux « audit 5S »? Le mot » audit » pourrait disparaître du vocabulaire car avec une connotation trop proche avec le mot « Contrôle ».
Iil serait plutôt intéressant de tirer parti de collaborateurs qui s’investissent avec plus d’enthousiasmes dans le résultat, par une sollicitation plus importante.
Passons donc du contrôle à l’organisation apprenante.
Exemple :
Avant:
- Question N°1, la zone est elle propre et dégagé de toutes salissures. =>Réponse : fermée – oui/non .
Après:
- Combien de nouveaux postes ont été intégrés dans le périmètre du « 5S » depuis le dernier audit ? =>Réponse : numérique ou ouverte
- Les nouveaux collaborateurs ont-ils été formés aux principes du 5S en arrivant sur leur poste de travail ?
- La matrice des compétences 5S des collaborateurs a t’elle évoluée depuis le dernier audit ? ( Ce qui sous-entend : formation/action)
C’est le principe de prévention qui guide cet événement d’audit, et non le niveau de l’état actuel « 5s ».
Le système et pas la tâche.
Ce changement d’attente déclenche une prise de conscience et donc un changement de comportement. Nous pouvons toujours nettoyer avant l’audit ou corriger après, mais qu’est ce qui nous pousse à maintenir le système en place. Qu’est-ce qui nous a guidé à faire? En quoi la bonne idée et le bon sens lors du chantier restent pertinents au quotidien ?
Si nous voulons mettre fin aux tâches de nettoyage, il nous faut trouver les moyens de le faire. Et l’audit 5S « standard » tends à maintenir le système et pas suffisamment à le pousser à s’améliorer. Même si dans le 5e S, il y a la pérennisation et comment on fait pour faire mieux. Nous sommes tous déjà très content d’avoir pris les gains des premiers S et tellement satisfait que le système perdure.
Autres réflexions que l’on m’a faites: que se passerait-il si, l’objectif était de mettre fin à l’audit 5S ?
Prenons un autre item 5S : assurer la sécurité dans la zone :
Avant:
- Question : les outils sont-ils rangés à leur place et en bon état. =>Réponse :fermée – oui/non .
Après:
- S’il y a eu de nouveaux outils, ont-ils été « standardisés » comme défini dans les règles 5S ?
- As t’on trouvé de nouveaux outils plus ergonomiques, plus simples et plus rapides ?
- Combien de nouvelles mesures de prévention des risques ont été mises en place depuis le dernier audit ?
Basé sur ces principes, l’audit forme et questionne, à nouveau, sur la pertinence de la zone de travail, de l’organisation, des outils, … .
Une approche proactive de la prévention des risques, de la performance et non plus simplement un constat : Est ce que l’on a défini est toujours en place? Y a-t-il eu des changements? Interrogation pertinente, mais qui ne questionne pas le système, la culture et ne force pas à la réflexion et l’amélioration continue.
Cette remise en question par l’audit va permettre de forcer le questionnement sur la pertinence de la démarche. Testez en profondeur la culture des collaborateurs et envisager à chaque audit, non plus un contrôle, mais une nouvelle remise en cause des acquis.
Il est donc temps de revoir votre formulation des audits 5S afin de les transformer en outils de progrès et plus de stagnation.
On retiendra :
- L’audit » contrôle » peut servir en démarrage, mais atteint vite ses limites.
- La cale de l’amélioration n’est pas un progrès, mais un anti-renoncement.
- Le questionnement orienté va permettre de faire grandir vos collaborateurs.
- Questionnons le système plus que l’état des lieux.
Remettons en cause, les choses établies, cassons les codes et les standards pour rester ambitieux.
J.Keire
theos.fr
