La majeure partie du stress que nous subissons naît d’une mauvaise gestion des engagements que nous prenons ou qu’ils acceptons.
Nous en ressortons préoccupés et alors plus capables de se concentrer sur nos activités en cours.
Si quelque chose nous préoccupe, c’est très souvent parce que nous n’avons pas clarifié nos idées sur l’un des aspects suivant :
- Les objectifs finaux sont-ils clairs ?
- Avons bien tous les éléments et la latitude décisionnelle sur le sujet ?
- Avons-nous découpé, ordonné et planifié les premières actions à réaliser ?
- Avons-nous prévu la mesure de l’efficacité de l’action et intégré tout cela dans un système fiable et robuste ?
Tant que vous n’aurez pas clarifié vos idées, pris des décisions et consigné les résultats de votre démarche dans un système que vous serez absolument certain de revoir aussi souvent que nécessaire, votre cerveau continuera de s’attaquer au problème qui vous préoccupe.
Même lorsqu’elles n’ont pas conscience d’être stressées, les personnes deviennent invariablement plus détendues, plus concentrées et plus productives lorsqu’elles apprennent à gérer plus efficacement leurs taches, projets à réaliser .
Des règles fondamentales:
- Recenser toutes les tâches
- Classifier, ordonner les tâches
- Prendre sans délai des décisions à propos de toute nouvelle tâche
Recensez toutes les tâches que vous avez à accomplir (maintenant, plus tard, un jour…) quelle qu’en soit l’ampleur et intégrez-les dans un système cohérent ( tableur, todo list, …).
Prenez sans délais des décisions à propos de toute nouvelle tâche. Toute action de moins de deux minutes, je l’a réalise de suite…. .
De cette manière, vous disposez d’un cadre vous permettant d’orienter vos actions futures, de passer du mode « Subir » vers un mode « Gestion »
En pratique:
- Collecter les actions, projets, tâches qui retiennent votre attention et que vous devez réaliser
- Traiter leur contenu et déterminer les exigences: compétences, ressources et délais
- Ordonner les actions à exécuter ( évaluer, planifier, faire… )
- Revoir les actions périodiquement afin de réévaluer les contenus et les délais
- Agir en fonction des nouvelles orientations prises.
La collecte:
Pour débarrasser votre esprit de toutes les petites préoccupations auxquelles il s’accroche, vous devez être certain d’avoir recensé tout ce qui pourrait représenter une tâche à faire. Recensez donc la totalité des tâches, projets, … .
Pour gérer de manière efficace vos actions en cours, vous devez les ranger dans des « boîtes » ( classeur, répertoire informatique, bannettes, todolist, … ) où vous les conserverez jusqu’à ce que vous ayez pris le temps de les traiter.
Vous devrez ensuite revoir régulièrement « ces boîtes » pour qu’elles ne débordent pas ! Et donc que vous même vous ne débordiez pas. Cela vous permettra de vous rassurer sur l’avancement, de mesurer votre charge et de réduire votre taux de stress.
Le Traitement:
Vous devez maintenant vider vos boîtes d’entrées et traiter tous les éléments qui s’y trouvent. Quand vous aurez fini de traiter tous les éléments dans vos boîtes d’entrée, vous aurez, soit :
- Éliminé tout ce dont vous n’avez pas besoin, les taches réalisées, plus d’actualités, …
- Exécuté toutes les actions demandant moins de 2 minutes
- Classé les éléments sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard( manque d’info, attente d’éléments extérieurs, … )
- Regrouper les actions complexes au sein de projets distincts afin de les gérer en mode projet.
L’examen:
Une fois votre système mis en place, vous devez revoir régulièrement l’ensemble de vos actions en attente.
Cet examen vous permet de revoir l’ensemble des actions et projets que vous avez définis, de valider si les durées estimées sont tenues et cohérentes, de mesurer votre charge personnelle.
La réactualisation constante de votre système de gestion vous permettra de prendre des décisions rapides en toute connaissance de cause avec des orientations claires: délégation, allongement des délais, changement de priorités, … . ( cela peut être quotidien)
L’action:
La principale raison d’être d’un système de gestion de vos tâches est de vous aider à prendre les bonnes décisions sur ce que vous devez faire à divers moments de la journée, de la semaine, du mois, … .
Comment donc décider de ce que vous allez faire et de ce que vous n’allez pas faire de suite ?
Voici un modèle à 4 questions vous permettant de décider de l’action à exécuter :
- Votre situation: Quels sont les actions que vous pouvez effectuer en ce moment même avec les moyens et les informations dont vous disposez ?
- Votre disponibilité : Quel est votre taux de charge ? Quand démarre la prochaine tâche prévue ?
- Votre niveau d’énergie : Vous sentez-vous d’attaque ? Certaines actions exigent plus d’énergie que d’autres. Adaptez vos actions en fonction de votre niveau d’énergie. ( Séquencer votre travail nécessitant de la concentration en tranche de 20 minutes). Action complexe le matin, … .
- Vos priorités : Compte-tenu de votre situation, de votre disponibilité et de votre niveau d’énergie, quelle sera l’action la plus profitable ?
On retiendra:
- Travailler sereinement, c’est avant tout s’organiser
- Créer un système permet d’alléger son cerveau de cette charge mentale, souvent lourde
- Ordonner, planifier, réaliser, et contrôler sont les clés de votre organisation (PDCA)
- Être efficace, c’est aussi savoir gérer sa charge, ses délais pour respecter la charge des autres.
- Ce temps gagné permettra de mieux positionner votre curseur Vie pro / Vie privée.
Restons serein, organisé et efficace.
J Keire
Theos.fr
Pour Aller plus loin:
La méthode GTD de David Allen
