Avant de préparer tout projet, il est bon de se préparer. Si vous n’êtes pas un habitué de ce blog, j’ai, souvent, insisté lourdement sur la première phase d’un projet, insisté sur les phases de définitions ( D: define) de l’approche DMAIC.
Lors de ces phases et avant tout changement qui sera profond dès que l’on s’engagera dans du Lean, il est clair que le seul facteur de risque d’échec du projet n’est pas suffisant.
La cartographie des alliés est un outil précieux à connaitre, qui devrait vous armer et vous aider dans la réussite de vos projets de transformation.
La cartographie des alliés est comme son nom l’indique une cartographie des risques de vos projets mais axés sur les différents membres ou acteurs connexes de votre projet.
Elle sera donc utile lors de la constitution de votre équipe de projet, mais aussi lors de vos communications au sein des hiérarchies diverses de vos entreprises.
Les cartographies des alliés permettent donc de visualiser de façon claire, les collaborateurs, managers, dirigeants et leur positionnement par rapport à vos projets. Elle recense les alliés sur lesquels vous pourrez vous reposer, ceux que vous devrez chercher à convaincre et encore ceux qui vous seront hostiles du fait de l’impact de votre projet.
La cartographie se construit dans le temps et surtout à un instant T, pour un projet donné.
Elle permettra donc :
- D’appréhender les acteurs de votre projet, anticiper leur réaction positive/négative.
- Savoir comment et sur qui axer votre communication
- Saisir les évolutions des acteurs au cours de votre projet, car un projet est long et l’exercice sera peut-être à renouveler plusieurs fois.
- De savoir pointer les actions de conduite du changement nécessaire.
- Et surtout d’être en mode de gestion et d’anticiper plutôt que de subir.
Les objectifs de l’outil:
- Vous garantir le succès de votre projet, savoir où vous mettez les pieds et savoir adapter votre communication en fonction de la situation.
- S’assurer de la bonne communication amont, pendant et aval à votre projet de transformation.
- Permettre de poser les prémices du coup d’après, et oui, on vise toujours plus loin, les prochains projets.
Mais aussi faire attention à:
Votre communication car les projets d’excellence opérationnelle sont intrusifs, transverses et vont donc bouleverser le paysage de certains.
Penser au-delà de votre équipe en place, car ce n’est que le premier projet qui va lancer une démarche plus profonde de transformation.
Maîtriser vos efforts et sachez demander de l’aide à des instances supérieures si la montagne est trop haute à passer. Parfois un rappel, lors d’un séminaire ou d’un copil/comex peut suffire à remettre tout le monde au même diapason.
Voici les grandes étapes de la réalisation de cette cartographie :
1- Connaître le périmètre : l’équipe du projet, l’organigramme de la société
2- Lister les acteurs et les catégoriser suivant votre ressenti
3- Recueillir les points de vue des acteurs, en mode VOC ( voix du client ) afin faire comprendre votre projet et par l’occasion sentir comment votre interlocuteur va se positionner.
4- Créer votre cartographie sur une grille matricielle à deux axes: Synergie / Antagonismes
5- Établir votre stratégie de communication adaptée à chacune de ces catégories.
Matrice Coopération / Esprit critique
La stratégie de communication
l’objectif de votre stratégie est de pouvoir ramener un maximum de vos acteurs détracteurs en mode de coopération en utilisant le bien-fondé de vos actions et de votre projet.
Si certains pensent que seule l’implication du haut niveau de la direction est suffisante, et bien pas toujours. Elle est nécessaire et primordiale, mais ensuite il faut tout de même savoir continuer le travail en interne pour promouvoir votre projet.( N’oubliez jamais, la notion « d’organigramme caché » au sein des entreprises)
On retrouve dans votre cartographie, différentes populations :
Les dynamiques
Pas trop de travail à faire avec eux, ils sont déjà convaincus des objectifs, en les rassurant sur les méthodes, le planning et la vision, cela devrait être de bons supports et promoteurs pour votre projet.
Les attentistes
Pour eux il va falloir les mettre en mouvements. Ils pensent ne pas avoir intérêt à bouger, voire des craintes. Les convaincre et les impliquer semble la meilleure stratégie pour les faire basculer dans votre camp. Le travail en binôme peut aussi produire son effet : un dynamique avec un attentiste.( pas de raisons que cela vous qui fassiez tout le travail)
Une approche pédagogique est aussi un bon outil et encore mieux : la preuve. Si la démarche existe au sein de votre entreprise, traînez tout ce beau monde sur site pour voir ou à défauts enregistrer des témoignages vidéos et des photos. Et sinon, vous trouverez toujours une entreprise proche de chez vous et prête à vous ouvrir ses portes et vous vanter la réussite de ses projets.
Les Réfractaires
Plus le degré de résistance est important plus votre tache sera ardue.
Vous pouvez à un moment décider de les intégrer ou pas. Si vous jugez que leur pouvoir de nuisance peut vous être néfaste et mettre en péril votre projet.
Souvent, on voudrait écarter les représentants du personnel ou autres « grandes gueules » : grossières erreurs, car s’ils sont convaincus, qui que ces plus grands promoteurs seront vos meilleurs alliés pour vos chantiers futurs.
On retiendra :
- La cartographie des alliés est un outil important à maîtriser lors de la définition de vos projets
- Les outils de la VOC vous permettront de mener des interviews pertinentes.
- Vos contradicteurs peuvent devenir vos meilleurs alliés, il faut savoir travailler avec eux.
- Savoir faire appel à des instances supérieures pour remettre tout le monde dans le droit chemin peut-être important/ nécessaire.
- La communication restera votre meilleure, voire unique arme.
Restons à l’écoute, attentif et persuasif
J.Keire
theos.fr
Pour aller plus loin :
https://www.youtube.com/watch?v=vcQKE99DBpo
