La méthode KJ, aussi appelée quelquefois diagramme des affinités, est une méthode de brainstorming inventée dans les années 1960 par Jiro Kawakita, visant à analyser et synthétiser en groupe des idées dans le but d’en dégager des convergences et des priorités pour la résolution de problèmes.
Le diagramme KJ est pertinent lorsqu’il s’agit :
- De synthétiser/regrouper des données lorsqu’il y en a beaucoup
- Lorsque l’on souhaite avoir un consensus de la part d’un groupe
- De rassembler des services ou des collaborateurs sur des sujets communs.
La méthode KJ étape par étape :
Mener la recherche d’idée.
Sous format Brainstorming, commencer à bien définir le problème, la situation afin que l’on soit d’accord sur le constat. Oublier, les ressentiments, les sentiments, uniquement des faits. ( l’outil QQQOQCP) peut vous aider.
Une fois le problème défini, vous pouvez collecter les idées, les faits que chacun a détecté dans son périmètre d’action. Vous pouvez le faire sous format d’anonymat ou en collectif, suivant le niveau « polémique » ou parfois d’auto-censure du sujet ou du groupe.
Effectuer un premier regroupement des idées
Rassembler les fiches, cette fois-ci en mode collaboratif. Plusieurs objectifs, commencer à circonscrire le périmètre, éliminer les idées communes pour les rassembler.
En cas de doutes dans les rassemblements, multiplier les fiches pour être certain de ne pas passer à coté d’un évènement majeur.
Donner un titre à chaque regroupement
Pourquoi ? Le titre permet de devoir synthétiser par l’écrit. C’est un exercice pas si simple qu’il n’y parait et surtout permet de continuer le regroupement dans un système d’entonnoir.Si il reste des fiches isolées, voir si le titre permet de les englober, sinon, les garder.
Ces regroupements peuvent être aussi de nature de « familles » . Aidez-vous d’ishikawa ( 5M) par exemple, de type de technologique ou encore de classe comme Organisation, Techniques, Humain ou encore SQCD.
Lors de projets ou de problèmes complexes, ces regroupements peuvent encore subir la même opération et donc recevoir un nouveau titre. Le curseur pour ce choix est la pertinence à vouloir tout séparer versus à trop globaliser on ne voit plus rien se dessiner.
L’évaluation : fréquence, gravité, importance, facilité, … .
Après ces regroupements on va pouvoir revenir aux idées et commencer à y poser une évaluation basé sur des critères que vous choisirez en fonction de la situation. Ce qui fonctionne bien est la pose de gommettes par type d’évaluation. La quantité déposée sur chaque idée, faits permettant de visuellement savoir quelles seront les futures orientations de vos actions. Une valorisation des gommettes et aussi parfois utilisé pour donner un poids supplémentaire aux fiches.
Et après, cette cartographie
Cette mise en perspective va permettre de visuellement donner le sens et venir vers un consensus sur les causes, les actions, les chantiers à entreprendre. Nous allons pouvoir clôturer la méthode KJ, reste plus qu’à transférer cela dans un joli plan d’action, car il ne faut pas oublier que tout cela ne doit pas nous détourner de l’objectif qu’est : mener des actions.
À retenir :
- le diagramme KJ ou d’affinités est un outil consensuel
- Utile si le sujet vous parait vaste et confus
- Cela peut être un bon support de brainstorming
- Un autre outil de la Méthode de résolution de problèmes
Restons méthodique, innovant dans le management et constructif
J.Keire
theos.fr
