Avec la pression du marché et l’ajustement par réduction drastique des collaborateurs, nous avons pu voir se développer le multitasking.(multitâche en français). Si devoir désormais prendre en charge de multiples activités peut être enrichissant sur le plan personnel, passé cet apprentissage, n’est ce pas un piège sur le long terme ?
Alors le multitasking est-ce vraiment efficace ?
Le collaborateur modèle est souvent vu comme une sorte de couteau suisse qui ne rechigne pas la tâche et est toujours prêt à rendre service. Il arrive à écrire un mail, finaliser un dossier urgent tout en répondant au téléphone. Pourtant, si le multitasking s’est imposé dans nos entreprises, il y a bien des raisons de s’en méfier.
1-Le multitâche signifie que les choses prendront plus de temps
Si nous prenons la loi de Little qui gère les files d’attentes.
Loi de little : « Encours = Débit x Temps moyen passé »
Ainsi, si vous avez un encours de 10 personnes avec un débit moyen de 1 minute, il vous faudra 10 minutes pour arriver à votre tour.
Modifions un peu cette équation : « Temps moyen passé = Encours / Débit »
L’équation ci-dessus signifie donc qu’en réduisant les encours, nous pouvons améliorer le temps moyen passé ou, en augmentant le débit, nous pouvons également réduire ce temps moyen passé.
Le parallèle pour les collaborateurs ne tient pas. En mode multitask chaque tache nécessite une phase de démarrage et de clôture. Et que donc à chaque fois que l’on change de tâche, nous devons ajouter ces deux phases. L’encours, lui, ne bouge pas, car nous n’avons pas terminé la tâche et le débit non plus. Le temps global est donc plus long. S’ajoute à cela une charge psychologique importante, de ne jamais finir les choses et de voir son encours grossir, grossir, grossir, …. . Ceci est donc un premier élément négatif du mode multitâche.
2- le multitasking est source d’erreurs
Lorsque nous nous concentrons sur une tâche, notre cerveau passe en mode d’apprentissage, à chaque fois qu’on arrête cette tache, peu de trace subsiste. Donc à chaque fois que l’on va reprendre ce que l’on a du arrêter, nous passons par une phase de ré-apprentissage, de ré-appropriation.
Ces multiples changements ne vont pas de pair avec la qualité. On dit souvent » vite et bien ne vont pas ensemble ». Vite n’est pas synonyme d’efficacité ou encore de performance, et encore moins de pérennisation. La finalisation d’une tâche doit être un standard ou une capitalisation nous permettant de la réaliser, mieux, ou plus vite la prochaine fois. En changeant en permanence de tâche, nous restons dans le fameux mode « pompier » qui se finalise souvent très mal. Pour vous, car personne ne se remémore le fait que vous aviez du faire ce projet, ce dossier à toute vitesse et donc pas aussi bien ou dans les règles de l’art. Ou pour votre santé, car ce stress généré est en premier lieu, un vrai moteur puis se transforme vite en effet néfaste qui vous entraîne doucement vers le burn-out.
3- Le multitasking est néfaste pour les relations
Le fait de devoir toujours promettre des délais que l’on ne peut pas tenir, entraînera inévitablement des soucis de communication et d’image personnelle.
Le sentiment d’importance que cela procure, d’être toujours au milieu des actions, des décisions importantes est faussement intéressant, car au final, les porteurs d’actions sont souvent les mêmes, les responsables des délais aussi et donc vers qui se tourne tous les regards quand tout ne se passe pas comme prévu ???
4- Multitasking : des solutions
La première et la plus efficace : savoir dire : Non !
Pas toujours évidente, car pour cela, il faut savoir argumenter et maîtriser votre emploi du temps. Mais les solutions existent. Dans le post : « Comment travailler sereinnement ? » nous avons pu voir une méthode d’efficacité personnelle, qui doit vous permettre de rester en mode « gérer » et sortir du mode « subir ». Ce mode doit vous permettre de pouvoir justifier factuellement une situation actuelle ou a venir tendue pour permettre une prise de décision rationnelle.
Si nous devions résumer une bonne gestion personnelle:
- collecter les actions, projets, tâches qui retiennent votre attention et que vous devez réaliser
- Traiter leur contenu et déterminer les exigences : compétences, ressources et délais
- Ordonner les actions à exécuter ( Évaluer, planifier, faire… )
- Revoir les actions périodiquement afin de ré-évaluer les contenus et les délais
- Agir en fonction des nouvelles orientations prises.
Même si le multitasking semble prometteur, enrichissant aux premiers abords, il faut s’en méfier car il n’est bon, ni pour Vous, ni pour la performance globale de l’organisation.
A retenir :
- Le multitasking n’est pas un mode de gestion mais plutôt une contrainte,
- Faire plein de choses à la fois est lent, improductif, inefficace et dangereux,
- Passez d’un mode « pompier » vers un mode « je gère »,
- Peaufiner vos relations, maîtriser vos délais, améliorer votre crédibilité,
- On peut dire Non quand on a de quoi le justifier.
Restons efficace, en maîtrise et pensons à notre santé.
J. Keire
theos.fr
Pour aller plus loin :
comment travailler sereinement _ theos:
Les chiffres : Le multitasking ne rend pas plus efficace…
