Quelques données des dernières études :
- Une seule réunion sur quatre aboutit à une décision
- Nous passerions trois semaines en réunion par an, six semaines pour les cadres
- Seule 52 % des réunions sont considérées comme productives.
- 75 % déclare ne pas pouvoir décliner l’invitation
- 57 % en profite pour lire leur mail , …
Bon arrêtons là, le constat est clair. Voyons plutôt comment , nous pourrions rendre ces événements plus efficients.
Une bonne réunion commence par une bonne préparation.
Que cela soit une réunion planifiée ( cadencée) ou impromptue, toutes les réunions se préparent.
Les éléments de base sont :
- Le sujet: cela parait évident, mais pas toujours le cas… .
- Se définir un objectif à atteindre : décisions à prendre, information à transmettre, suivi d’action, brainstorming…
- Identifier les participants «Nécessaires» et strictement eux.
- Définir un lieu , un horaire de début et de fin .
- Informer les participants en amont de ces éléments.
« la ponctualité, première des politesses. »
Le rôle de chacun
Animateur de la réunion
Il est souvent la personne à l’initiative du sujet mais pas toujours.Il peut être juste animateur pour laisser l’initiateur participer activent aux débats d’idées.
- Clarifier:
Garantir l’objectif de la réunion.
Poser des questions à chaque participants afin de s’assurer que tout le monde a compris les enjeux et le but.
- Contrôler:
Établir un minimum de règles pour permettre une communication adéquate
Empêcher le monopole, stimuler les participants, répartir le temps.
- Détendre:
Éliminer la tension, apaiser les situations potentiellement conflictuelles.
- Dynamiser:
Créer la motivation dans le groupe pour agir, avec l’objectif de ne pas dévier du chemin établi.
Le rédacteur
Pas le poste le plus sympathique, mais des plus importants. Il faut une personne pour prendre en note les échanges, les idées, les partages et ceci afin de rédiger un compte rendu fidèle de cette réunion. Ce compte rendu, sera transmis à tous les interlocuteurs et diffusés aux éventuels absents pour s’informer avant une prochaine participation.
Les participants
Si vous êtes là, c’est que vous avez quelque chose à dire et que votre participation est requise. Trêve de timidité, de sentiment d’infériorité ou autres. Nous ne sommes pas d’accord, c’est le moment d’exprimer son point de vue. Pas à la machine a café, le lendemain matin.
Des décisions vont être prises et vous en serez aussi le porteur/messager extérieur, vous les aurez donc par votre intervention ou votre silence, validées.
La réunion se conduit en plusieurs phases :
- La phase d’information
- La phase débat, d’échanges
- La phase de décisions
- L’après réunion
La phase d’information
Point initial de cadrage de cette réunion pour s’assurer de la bonne tenue et du bon déroulement
- Rappelez l’ordre du jour : l’objectif de la réunion ;
- Indiquez la durée de la réunion ;
- Rappelez le cadre et le contexte de la réunion ;
- Présentez les personnes présentes si nécéssaire;
La phase de débats – d’échanges
On entre dans la phase, ou tout le sens du mot « animateur » prend sa dimension. Il faut savoir maîtriser la réunion, donner la parole à tous, permettre à tous d’émettre son avis sans contrainte ou crainte. Il faut savoir (re)dynamiser les échanges, ne négliger personne, ne pas laisser de sentiments d’infériorités.
La phase des décisions
La phase souvent défaillante. Il faut sortir de cette réunion avec des décisions ou à minima un plan d’action et une date de prochaine réunion. Sans cela, perte de temps, décrédibilisation du sujet, des interlocuteurs, rien de bon.Bref, de la réunionite.
L’après réunion
A ceux qui pensent pouvoir se passer de compte rendu ou cherche des excuses pour ne pas en faire, grave erreur. Le compte rendu doit comporter, votre préparation ( but, date, interlocuteurs) et les décisions.
Lors des réunions de suivi ou d’avancement, le compte rendu est rempli manuellement, une photocopie est remise à chacun en sortant de la salle.. pas besoin de long discours , ni de prose, ou document léché, restons efficace. Ce qui compte ce sont les actions !!! . Certains de mes comptes rendu sont par ailleurs, des plans d’action modifiés avec une simple entête.
Ce Compte rendu a aussi valeur d’outil de communication. Les interlocuteurs, absents ou qui seront impactés par les décisions, non nécessaire à la réflexion, pourront reprendre ou suivre les débats grâce à lui.
Stopper les réunion stériles qui se termine sans décisions, sans plan d’actions, stop à la réunionite !!!
On retiendra:
- La préparation d’une réunion est primordiale
- Ne pas se définir d’objectif est une erreur
- La longueur est un ennemi : tenez le timing
- Le rôle de l’animateur est important
- Le compte rendu n’est pas un accessoire superficiel
- Une réunion = des décisions et des actions
Bonne réunion, restons productif et efficace
j.Keire
theos.fr
Pour aller plus loin:
Technique d’animation de réunion => Lien
Les typologies de réunion=> Lien
