Comment ne plus rater ses projets ?

theos gestion de projet

La gestion de projet est un réel métier, demandant du savoir-faire et de l’expérience. Qu’il soit gros ou petit, un projet reste un projet. La maîtrise des étapes essentiels d’un projet est la garantie de tenir : délais, ressources et coûts.

« Gérer un projet est avant tout savoir anticipé et prévoir, …. l’imprévisible »

Phase 1: Analyser et définir

une grande rigueur et attention sont nécessaires pour éviter partir dès le début à contresens ou vers une impasse.

Analyser les besoins, c’est:

  • Identifier les besoins
  • Valider la faisabilité
  • Estimer les ressources
  • Identifier les compétences et collaborateurs clés

Définir les objectifs, c’est:

  • S’assurer du ou des objectifs ( finaux et intermédiaires)
  • Nommer le projet pour la communication
  • Initier le démarrage par un réunion de lancement

Quelques outils pour vous aider: QQOQCP, Brainstorming, diagramme Ishikawa, matrice SWOT, objectif SMART ….

Phase 2 : Construire et planifier

c’est la phase de préparation du projet. Il faut planifier taches et activités. Bien entendu en mode collaboratif.

Construire c’est:

  • Définir les acteurs: chef de projet et contributeurs
  • Lister les taches
  • Définir les enchaînements logiques
  • Identifier les livrables intermédiaires
  • Attribuer les ressources
  • Identifier les risques

Planifier c’est:

  • Affecter un durée a chaque tache avec son seuil de sécurité consenti
  • Organiser les taches dans le temps
  • Définir les priorités par le chemin critique
  • Poser les jalons
  • Établir le plan de communication
  • Définir le plan de documentation du projet

Quelques outils: Planning, matrice de décisions, gestion de projet GANTT ou PERT,

Phase 3 : Conduire et piloter

Phase de réalisation et d’animation du projet

Conduire c’est:

  • Animer l’équipe projet
  • Motiver les collaborateurs
  • Communiquer autour du projet
  • Faire des réunions d’avancements et des bilans à chaque jalons

Piloter, c’est:

  • Contrôler l’avancement
  • Analyser les indicateurs de suivi
  • Valider les délais de secours consenti
  • Maîtriser les risques
  • Valider les tests et contrôle de chaque étape

Quelques outils: Tableaux de bord, mindmapping, DESC, … .

Phase 4: Clôturer et évaluer

Phase de finalisation du projet pour s’assurer de l’atteinte des objectifs initiaux et pour capitaliser l’expérience de ce projet.

Clôturer, c’est:

  • Livrer le projet
  • Valider les attendus et objectifs du projet
  • Réaliser une réunion de clôture
  • Établir la communication finale sur le projet
  • Clôturer la documentation du projet

Évaluer c’est:

  • Valider les méthodes et outils utilisés
  • Valider les délais consentis ( trop ou trop peu)
  • Évaluer la performance du projet
  • Évaluer la satisfaction des contributeurs
  • Capitaliser l’expérience

Quelques outils: Rapports de clôture, enquête de satisfaction collaborateurs… .

La gestion de projet n’est pas si simple qu’elle n’y parait. Elle est souvent négligée dans sa méthodologie. On se retrouve, alors, à devoir gérer des catastrophes, des retards et des surcoûts. Cela se finalise très souvent par l’injection massive de moyens financiers et de pressions sur les collaborateurs.

Apprenons à devenir performant dans la gestion quotidienne de nos projets, restons simple et efficace, mais méthodique.

A retenir:

  • Un projet bien posé et déjà bien engagé
  • Un projet suit 4 phases « actions et mesures »
  • La communication et la documentation du projet ne sont pas à négliger
  • Une bonne finalisation est la garantie de vos succès futurs

Restons pragmatique, en mode pilotage et à l’écoute

J. Keire

pour aller plus loin:

  • La méthode agile: Lien
  • Agiles une autre approche de la gestion de projet: Lien

 

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