Gestion de Projet en mode Lean

gestion projet lean

Qui a déjà terminé un projet dans les temps prévus ? Peu de responsables peuvent se targuer de cet exploit et les statistiques mondiales nous « rassurent » sur le phénomène ( ou pas ).

E. Goldratt a pourtant, bien défini et décrit comment arriver à améliorer nos projets et tenir nos délais grâce à : la chaîne critique.

La méthode de la chaîne critique permet de terminer un projet dans des délais significativement plus courts qu’avec celle du chemin critique. Plus simple à manier, elle demande moins de travail à l’équipe de projet, tant pour la planification que pour le suivi.

Mais elle représente un important changement de culture, tant se trouve transformer la façon de gérer les projets et de travailler à l’efficacité de l’équipe. La performance de l’équipe pour face à la réduction du délai des tâches.

Que peut-on en attendre  ? :

  • Une gestion des projets ( planification et réalisation) dans de meilleurs délais,
  • Évaluation efficace de la performance des projets,
  • Une meilleure affectation des ressources humaines,
  • Une diminution des contraintes des ressources et non seulement des tâches,
  • Une amélioration de l’efficacité des équipes de projets,
  • Une diminution de l’incertitude dans la planification et une meilleure estimation,
  • De la sérénité.

 

Rappel de quelques lois fondamentales

* L’estimation des délais :

La plupart des chefs de projet s’accordent une marge de sécurité dans leurs estimations. Ils n’ont pas tort, car souvent ils gèrent plusieurs projets en parallèle.

* Le syndrome de l’étudiant:

La plupart d’entre nous attendons à la dernière minute pour commencer un travail, malgré les délais fixés. Nos marges de sécurité renforçant notre confiance.

* La loi de Parkinson:

Plus un projet prend de l’ampleur et donc du retard en fonction du temps prévu pour l’accomplir. Au mieux, l’échéancier sera respecté. Au pire, il sera dépassé.

 

La chaîne critique en six points

1 – Planifier les étapes par la fin

Pour planifier un projet, on doit procéder à partir du délai final, à partir de la date de livraison cible. c’est par ailleurs la date de fin qui intéresse toujours le commanditaire et plus par la date de démarrage.

2 – Planifier les étapes au plus tard

Dans la planification standard, on planifie les taches, on estime les délais et on les positionne les unes derrière les autres de façon séquentielle. Une petite étude pour vérifier que le chemin critique respecte les délais demandés et nous voilà parti tête baissée dans notre quotidien. Avec la chaîne critique, les tâches sont au contraire planifiées « au plus tard », à partir de la date de fin prévue. Ainsi, toutes les tâches sont placées le plus près possible de la date de fin. Nous allons bientôt voir pourquoi.

3 – Restons optimiste

La méthode de chaîne critique est avant tout un changement de culture. Et comme chaque fois que cela soit pour le Lean, la sécurité ou la qualité, un changement culturel, prends du temps et nécessite beaucoup d’accompagnement.

Mais restons optimistes, c’est-à-dire, permettons nous de prendre un peu de risque sur les tâches et les délais tout en conservant un délai de sécurité raisonnable. Raisonnable car les statistiques montrent en fait que les délais que l’on se fixe ont peu de chance de voir le jour, parfois avec du retard et mai aussi souvent  avec des gains( que l’on veut récupérer,ici).

 

Anticiper, c’est prévoir : donc prenons en compte quelques règles:

  •  La ressource aura toujours les informations, les données et autres moyens à la hauteur de sa tache et en amont de sa réalisation.
  •  La ressource sera entièrement dédiée à sa tache et non multitâche.
  •  La transparence sur le projet, permettra de garder le contrat de confiance entre les ressources : pas de surprises, de changement de dernières minutes.

 

4 – Traiter les conflits de ressources au plus tôt

Les conflits de ressources sont très souvent connus dès le début des projets. Il faut donc les traiter au plus tôt quand il reste encore un peu de latitude et de sécurité que devant le fait accompli. Il faut alors, combiner, intervertir, chercher des solutions en communs pour régler ces conflits et pouvoir travailler sereinement, nous aurons déjà les imprévus pour nous donner un peu de « piments »…. .

5 – Déterminer la chaîne critique en fonction des ressources

Au lieu de prendre le parti des tâches comme seul point de mesure, il faut s’attacher à prendre en compte les ressources comme points de repère pour quantifier votre chaîne critique. Les dépendances et inter-dépendances apparaîtront alors comme des sources d’améliorations que la gestion par les taches nous avait masqué.

La chaîne critique représente donc bien un enchaînement des taches, mais surtout le meilleur assemblage des ressources afin d’optimiser le projet dans sa globalité.

6 – Ajouter les sécurités

Optimiste oui, mais réaliste aussi. Pour le moment, nous avons optimisé en prenant en compte le fait que l’on prends souvent un peu trop de sécurité dans les projets. Mais ces tampons sont nécessaires pour amortir le réel, qui ne se passe pas toujours comme on l’avait prévu. La force de la chaîne critique est de protéger non pas les taches de façon indépendante, mais bien de protéger l’ensemble du projet. On mutualise donc la sécurité au sein du projet au lieu de la disperser, voire la gaspiller tout au long du projet. Comme pour la théorie des contraintes, nous nous attachons donc à protéger notre contrainte ( chaine critique) afin de préserver notre objectif : le délai.

 

Certains me diront : «  et les coûts pendant ce temps, on n’en parle pas ? » Et bien non, car lorsque l’on maîtrise les délais, les coûts vont souvent de pair, et pour le coup, les coûts il y a toujours plein d’autres « veilleurs » qui les surveillent pour nous.

 

À retenir :

  • Être conscient que la méthode de la chaîne critique suppose un changement de culture.
  • Identifier rapidement les contraintes et bien les communiquer.
  • Travailler par les ressources plutôt que par les taches
  • Éliminer le multitâche et mutualiser la sécurité
  • S’assurer qu’aucune tâche non-critique ne le devienne au cours du projet.
  • Communiquer

 

Soyons critique sur nos méthodes de gestion et restons alerte sur nos ressources « humaines » .

J.Keire

theos.fr

 

 

Pour aller plus loin :

Management de Projets Chaîne Critique – 5 min : ( Cabinet Marrisconsulting)

 

Lean : Un autre goulot d’étranglement

Les 3R : Réduire, Réutiliser, Recycler

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