Le terrain, le terrain et le terrain : Layered Process Audit

Layer process audit theos

Si votre entreprise cherche un moyen d’intégrer l’amélioration continue dans ses activités quotidiennes, les audits de processus par couches(Layered Process Audit) ou La vérification du respect du Standard en Français sont l’une des méthodes les plus performantes pour y parvenir. Malheureusement, ce processus en plusieurs étapes peut sembler à la fois décourageant et complexe, surtout au début.
Les entreprises constatent que les audits LPA sont une méthode particulièrement efficace pour réparer les erreurs de manière permanente.

En termes simples, l’audit de processus à plusieurs niveaux (LPA) est une approche basée sur les processus pour mener des audits internes. Une analyse approfondie du système qualité, du processus de fabrication, de service et des produits aide l’organisation à repérer les lacunes et les domaines d’amélioration potentielle.

Les LPA réduisent les variations et les défauts en vérifiant de manière répétée que les collaborateurs suivent des processus tels que décrit.

Les audits sont courts et rapides, avec une série de questions binaire par « oui » ou par « non » et des questionnaires qui prennent environ dix minutes à compléter. Leur simplicité les rend accessibles à tous, même ceux, et surtout ceux qui ne sont pas familiarisées avec les métiers.

Bien que les résultats ne se produisent pas du jour au lendemain, mais au fil du temps, les audits LPA apportent un certain nombre d’avantages, comme :

  • Améliorer la communication
  • Améliorer la compréhension et la redécouverte des métiers
  • Améliorer l’efficacité des processus
  • Prévenir les erreurs et non conformité
  • Améliorer de façon continue
  • Réduire les gaspillages ( 7 wastes )
  • Améliorer de l’efficacité
  • Renforcer la stabilité de l’entreprise

Quels sont les réels résultats et à quelle échéance ?

Au cours des premières semaines de pratique, les managers peuvent obtenir des gains mesurables et notables. On attrape les plus grosses problématiques. Mais les grands résultats ne se produisent pas non plus du jour au lendemain. En fait, les organisations qui se concentrent davantage sur le long terme obtiennent souvent de bien meilleurs résultats que celles qui recherchent des gains instantanés et à court terme.

Tout commence par le fait de partir de la bonne méthode.

Si l’APL peut être lancée de différentes manières, la meilleure est une approche stratégique et progressive. Et comme souvent la complexité restent dans la pérennisation d’une telle organisation. Dans une démarche Kaizen, elle peut être utilisée dans la phase diagnostique, de mesure et dans la phase C .

Les clés d’une bonne mise en route sont :

  • Une équipe responsable de l’ensemble du processus de mise en œuvre de la LPA
  • La communication auprès des collaborateurs ainsi que de la direction
  • Une communication à intervalles réguliers et fixes
  • De bons outils de mesure et des checklists testées
  • La bonne fréquence des audits, ni trop, ni trop peu
  • L’action, car cela en est la finalité.
  • Suivi et collecte de données, gaspillages et autres irritants
  • Des indicateurs simples, clairs et partagés

Les outils de la réussite

Comme la procédure d’LPA peut être complexe par nature et fastidieuse sur le plan documentaire, il y a beaucoup de place pour les erreurs. Les mesures peuvent être incohérentes ou inefficaces, si pas totalement claires pour l’ensemble des acteurs. Il ne doit pas y avoir de place pour l’interprétation. C’est pourquoi il est important de disposer des bons outils. Notamment en ne travaillant jamais seul dessus.

La transversalité est aussi une des clés de la réussite. Utilisez les LPA pour débuter votre décloisement. On travaille sur des processus et non des services. Les problématiques que l’on retrouve aux interfaces des services vont être mise à jour.
L’erreur : pensez que les LPA sont des outils du service qualité !!! Tout un chacun est en mesure de réaliser ces LPA. Utilisez donc toutes les ressources disponibles, l’œil candide est toujours du meilleur effet.

A retenir :

  • Le changement ne s’improvise pas.
  • Il doit être stratégique, méthodique.
  • Nous sommes sur une course de fond et non un sprint.
  • Vos capacités de leadership seront remise en question.
  • Votre plan de communication stratégique restera votre meilleur allié.

Soyons méthodique, simple et persévérant.

J.Keire
theos.fr

Pour aller plus loin :

Outil : le « Layered Audits Board »


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SIPOC: Cadrer son projet d’amélioration

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DMAIC: comprendre la phase C « Contrôler – Conclure »

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