La gestion de projet est un réel métier, demandant du savoir-faire et de l’expérience. Qu’il soit gros ou petit, un projet reste un projet. La maîtrise des étapes essentiels d’un projet est la garantie de tenir : délais, ressources et coûts.
« Gérer un projet est avant tout savoir anticipé et prévoir, …. l’imprévisible »
Phase 1: Analyser et définir
une grande rigueur et attention sont nécessaires pour éviter partir dès le début à contresens ou vers une impasse.
Analyser les besoins, c’est:
- Identifier les besoins
- Valider la faisabilité
- Estimer les ressources
- Identifier les compétences et collaborateurs clés
Définir les objectifs, c’est:
- S’assurer du ou des objectifs ( finaux et intermédiaires)
- Nommer le projet pour la communication
- Initier le démarrage par un réunion de lancement
Quelques outils pour vous aider: QQOQCP, Brainstorming, diagramme Ishikawa, matrice SWOT, objectif SMART ….
Phase 2 : Construire et planifier
c’est la phase de préparation du projet. Il faut planifier taches et activités. Bien entendu en mode collaboratif.
Construire c’est:
- Définir les acteurs: chef de projet et contributeurs
- Lister les taches
- Définir les enchaînements logiques
- Identifier les livrables intermédiaires
- Attribuer les ressources
- Identifier les risques
Planifier c’est:
- Affecter un durée a chaque tache avec son seuil de sécurité consenti
- Organiser les taches dans le temps
- Définir les priorités par le chemin critique
- Poser les jalons
- Établir le plan de communication
- Définir le plan de documentation du projet
Quelques outils: Planning, matrice de décisions, gestion de projet GANTT ou PERT,
Phase 3 : Conduire et piloter
Phase de réalisation et d’animation du projet
Conduire c’est:
- Animer l’équipe projet
- Motiver les collaborateurs
- Communiquer autour du projet
- Faire des réunions d’avancements et des bilans à chaque jalons
Piloter, c’est:
- Contrôler l’avancement
- Analyser les indicateurs de suivi
- Valider les délais de secours consenti
- Maîtriser les risques
- Valider les tests et contrôle de chaque étape
Quelques outils: Tableaux de bord, mindmapping, DESC, … .
Phase 4: Clôturer et évaluer
Phase de finalisation du projet pour s’assurer de l’atteinte des objectifs initiaux et pour capitaliser l’expérience de ce projet.
Clôturer, c’est:
- Livrer le projet
- Valider les attendus et objectifs du projet
- Réaliser une réunion de clôture
- Établir la communication finale sur le projet
- Clôturer la documentation du projet
Évaluer c’est:
- Valider les méthodes et outils utilisés
- Valider les délais consentis ( trop ou trop peu)
- Évaluer la performance du projet
- Évaluer la satisfaction des contributeurs
- Capitaliser l’expérience
Quelques outils: Rapports de clôture, enquête de satisfaction collaborateurs… .
La gestion de projet n’est pas si simple qu’elle n’y parait. Elle est souvent négligée dans sa méthodologie. On se retrouve, alors, à devoir gérer des catastrophes, des retards et des surcoûts. Cela se finalise très souvent par l’injection massive de moyens financiers et de pressions sur les collaborateurs.
Apprenons à devenir performant dans la gestion quotidienne de nos projets, restons simple et efficace, mais méthodique.
A retenir:
- Un projet bien posé et déjà bien engagé
- Un projet suit 4 phases « actions et mesures »
- La communication et la documentation du projet ne sont pas à négliger
- Une bonne finalisation est la garantie de vos succès futurs
Restons pragmatique, en mode pilotage et à l’écoute
J. Keire
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