Déléguer est parfois vu comme une facilité mais il n’empêche que cela peut devenir très compliqué autant pour le manager qui doit déléguer que pour le collaborateur a qui nous avons délégué.
La délégation se heurte à de nombreux écueils et un juste équilibre doit être trouvé pour s’assurer de la parfaite exécution et du respect des délais impartis pour le travail à faire. Car c’est bien le but ultime : Réaliser une tâche avec la qualité voulue et dans les délais prévus.
Parfois en tant que manager, a trop déléguer on passe aux yeux de ses collaborateurs comme quelqu’un de hors-sol, voir méprisant et expédiant toutes les tâches qui nous déplaisent vers eux. Et à l’inverse, un manager qui a des difficultés à déléguer, va se retrouver un jour ou l’autre en limite de sa capacité de traitement, voire de compétences. L’équilibre n’est donc pas si simple, nous allons tenter de se poser les bonnes questions d’une saine délégation.
Définitions
La délégation est le fait de confier une tâche à une autre personne, généralement un subordonné. La délégation ne désengage pas le délégant de sa responsabilité.
La délégation c’est aussi: l’aptitude à confier à un subordonné la responsabilité d’un mandat de travail, tout en lui fournissant le support et les ressources nécessaires. ( Wikipédia )
Quelles sont les tâches que je peux déléguer ou pas. Je ne rappel pas ici, la saine matrice d’Eisenhower qui vous permettra de faire un premier tri dans l’ensemble de vos tâches des actions qui entrent dans le cadre ou pas, mais bien des critères que vous permettrons de prendre les bonnes décicisons.
Tâches à garder
- Cela veut dire, garder l’autorité et la responsabilité de cette tâche. La tâche est exclusivement de votre domaine de responsabilité.
- Vos collaborateurs n’ont pas forcément les qualifications pour la réaliser.
- La direction a demandé que vous complétiez cette tâche.
- Les collaborateurs ne pourront pas respecter l’échéance ( transfert d’informations, prise en charge, charge de travail, suivi ,… )
Déléguer la production d’idées nouvelles, dans quel cas :
- Donner la responsabilité de générer des idées, de réfléchir à la situation ou de résoudre des problèmes mineurs.
- Vous voulez profiter de l’expertise et du point de vue de vos collaborateurs.
- Vous vous voulez impliquer les collaborateurs autant dans les idées et les décisions qui en découlent.
- Vous êtes prés a accepter les idées présentées par d’autres et à agir pour les mettre en place.
Déléguer une tâche, c’est aussi :
- Attribuer la responsabilité de mener à bien une tâche clairement définie qui nécessité peu ou pas d’autorité décisionnelle.
- Cette tâche ne nécessite pas de prendre des décisions avec un impact fort .
- Vos collaborateurs ne sont pas en mesure de prendre toutes les décisions relatives à cette tâche. (co-activité, multi-service , … )
- La tâche est très structurée, structurante pour votre organisation
Déléguer l’autorité, c’est aussi :
- Attribuer la responsabilité de mener à bien une tâche clairement définie qui nécessité peu ou pas d’autorité décisionnelle prédéfinie.
- Vous voulez susciter de l’énergie, de l’engagement ou de l’implication en responsabilisant un ou plusieurs collaborateurs.
- Les collaborateurs sont qualifiés et en mesure de prendre les décisions.
- La délégation vise le développement du/des collaborateurs.
Attribuer la tâche
transférer la tâche parce qu’elle relève du domaine actuel de responsabilité du collaborateur ou de l’équipe. Le collaborateur est déjà compétent, qualifié et reconnu dans le cadre de ce type de tâche.Vous avez déjà déléguer ce type de tâche.
Quelques questions à se poser avant d’envisager une délégation:
- Quelle est la tâche et la responsabilité qui vient avec?
- Les collaborateurs potentiels ont-ils la qualité requise ou faut il envisager une formation en amont? Un suivi particulier ?
- Quels sont les critères de performances attendus pour la réalisation de cette tâche? Résultats ? Clés du succès ? Délais ?
- Quel est le niveau d’autorité déléguer de votre part?
- La tâche est elle trop risquée ou urgent pour pouvoir la confier sans crainte ?
- Cette tâche requiert_elle qu’une seule et unique personne ? dans le cas contraire, définir qui reste le pilote et les responsabilité entre les deux
- Qui a la disponibilité pour prendre en charge cette tâche de façon sereine et sécuritaire?
- Qui pourrait avoir cette envie ? Qui recherche la responsabilité, la diversité dans son travail quotidien.
Voici donc quelques question importantes a se poser avant d’envisager toute délégation. il est clair que déléguer c’est prendre un risque, mais ne pas le faire en est aussi un. A vous de faire, savoir-faire, le bon choix.
« Le bon choix, de ne pas vous mettre en danger, ou pire mettre involontairement
vos collaborateurs dans une mauvaise situation »
A retenir:
- La délégation n’est pas naturelle, elle demande de la méthode,
- a trop garder, on perd de son efficacité, personne n’est omniscient,
- a trop déléguer, cela peut provoquer, perte de la maîtrise et sentiment de rejet de la part des équipes,
- de nombreuses questions doivent être posés pour envisager une délégation saine et sereine,
- la délégation n’est pas déresponsabilisation, c’est vous le patron à bord.
Soyons pragmatique, restons clair et dans la maîtrise
J. Keire
theos.fr
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