Lorsque l’on échange avec les managers et les participants en formation sur les obstacles à l’amélioration continue, la principale chose dont nous entendons parler est le temps. « Nous n’avons pas le temps de nous améliorer » ou « Nous n’avons pas le temps de créer une culture de l’amélioration continue » sont les deux réponses les plus fréquentes. Les managers et les dirigeants n’ont pas le temps. Les collaborateurs n’ont plus !
Comment sortir de cette spirale infernale de hamsters ? Comment retrouver de la force de travail créatrice?
Quand on ne prend pas le temps de s’améliorer, on s’enlise dans une spirale qui ressemble à un jour sans fin.
Dans le langage de la « dynamique des systèmes », cela serait appelé une « boucle de renforcement négative ». Car pas de temps pour s’améliorer, on continue à travailler de manière non optimum et donc on perd du temps, … .
Et le second effet lorsque nous n’avons pas le temps de nous améliorer, les performances de notre système stagnent ou, plus probablement, s’aggravent et donc on perd encore plus de temps. Bref, l’équation semble se diriger ver la décroissance continue.
La résultante signifie que nous luttons PLUS contre les incendies et les choses prennent donc plus de temps, ce qui signifie que nous avons MOINS de temps pour nous améliorer. Le cycle continue et s’aggrave, se nourrissant de lui-même et créant ce que certains appellent une « spirale décroissante ».
Comment on s’en sort ?
La bonne nouvelle, c’est que la réciproque de ce cycle est une « boucle de renforcement positif ».
Quand on s’améliorer, on gagne de la performance, du temps. On a encore plus de temps pour s’améliorer et un cercle vertueux apparaît.
Si vous prenez le temps de vous améliorer, vous améliorez vos opérations. Vous réduisez le gaspillage et libérez du temps qui peut être réinvesti dans d’autres améliorations.
C’est un cycle vertueux. Et vous avez l’avantage supplémentaire que les collaborateurs sont plus, acteurs dans le processus, ce qui leur donne envie de faire plus d’améliorations.Votre force de travail créatrice se libère, et libère de ce fait les managers.
Il est donc facile de comprendre en quoi la boucle positive est meilleure que la boucle négative ?
La question est de savoir comment lancer cette boucle ?
Vous devez prendre des mesures spécifiques pour créer le temps nécessaire pour lancer le processus.( he oui encore du temps !)
Les actions nécessaires, telles qu’elles sont prises par d’autres entreprises, sont :
- programmer temporairement des heures supplémentaires pour que les collaborateurs puissent travailler à l’amélioration
- Utilisation le temps dans des réunions pour ré-orienter les sujets vers l’amélioration.
- Utiliser une baisse de charge pour lancer des chantiers Kaizen (vite et fort)
- Planifier les améliorations, prenez rendez vous avec vous-même.
Lorsque le cycle vertueux se met en marche, les améliorations rapportent vite. L’autonomisation de nos collaborateurs dégage rapidement des marges de manœuvre pour les managers. Au lieu de jouer les pompiers, les collaborateurs peuvent s’améliorer en continue, car l’organisation est pensée pour cela.
On ne peut pas s’attendre à ce qu’une spirale négative se corrige d’elle-même. Il faut un leadership, amorcer la rupture et vaincre la résistance à l’inertie et les habitudes stagnantes.
On retiendra :
- La boucle vertueuse nécessite un effort de mise en place.
- Le temps est immuable, mais notre occupation reste un choix.
- L’organisation doit re le support a l’amélioration.
- Le systémique devra prendre le pas sur l’urgence quotidienne.
Prenons rendez vous avec nous-même, lançons nous et prenons le temps.
J Keire
theos.fr
Pour aller plus loin :
Maximiser son efficacité : la méthode Getting Things Done de David Allen
