Le DILO Comme son nom l’indique, c’est une journée passée avec un collaborateur.
Mais DILO n’est pas une promenade, les objectifs sont clairs et précis. Le but est de vous fournir une vision précise d’un poste spécifique, d’un process spécifique.
Pour commencer deux hypothèses :
- Une organisation ne peut être analysée qu’en observant la réalité du terrain .
- Le comportement des individus est moins orienté par leurs traits de personnalité que par l’environnement dans lequel ils se trouvent.
«l’environnement» fait référence à tout ce qui constitue une organisation, c’est-à-dire:
- Les objectifs, les processus, les indicateurs, mais aussi
- Les évaluations du «bon» comportement ;
- Méthodes de gestion ; les modes fonctionnements, les difficultés
- Les rapports inter-services, inter-personnels
- Les ressources nécessaires, l’adéquation besoin ressources
- La formation et beaucoup plus
Le but n’est pas d’utiliser DILO pour comprendre comment les collaborateurs occupent leurs temps, mais pour prendre connaissance de comment les collaborateurs agissent (vision organisationnelle): nous serons donc attentifs à l’organisation au travers des individus et non aux individus eux-mêmes.
Il est important de comprendre ces hypothèses, car cet outil peut parfois dérouter les collaborateurs et mettre un sentiment de peur plutôt que d’analyse conjointe.
La journée DILO permet: d’observer de près la réalité sur le terrain, c’est-à-dire la réalité factuelle et non-subjective, aussi bien en planification (quantification des tâches) que qualitative (la Valeur ajoutée).
Identifier la source d’optimisation : allocation de temps inappropriée, mauvaises répartitions des tâches, manque de responsabilités, d’outils, de procédures, coopérations désorganisées … Bref tout ce qui fait la non-valeur ajoutée suivant les classiques Mudas.
Derrière l’étude technique, n’oubliez pas la dimension humaine, le relationnel hiérarchiques. Assister aux instances de management, cela vous donnera aussi un autre éclairage vue collaborateur que vue manager.
Si vous voulez savoir comment fonctionne l’organisation, vous pouvez effectuer autant de DILO que vous le souhaitez, a fréquence fixe par exemple, pour apprécier une évolution.
Le format de la journée d’observation est correct dans ce cas. Mais il peut être difficile à gérer tant pour les observateurs que pour les observateurs de par les temps a engager, la pression inhérente a ce type d’exercice, la nécessité de faire des points d’arrêt pour la prise de recul.
Afin de limiter la pression, prenez le temps d’expliquer : la situation générale du projet et pourquoi cela se fait ce jour-là, dans quel cadre, les attendus.
Faites preuve de transparence, engagez vous à un retour en fin de processus. Partager sur vos observations, vos impressions. Utilisez ces temps pour faire valider celles-ci.
Ne portez pas de jugement sur les collaborateurs et sur ce qu’ils font pendant la journée : l’observateur est là pour comprendre, observer, écouter, demander, collecter des données et non évaluer les collaborateurs.
Utiliser un questionnement personnel modéré pour minimiser la gêne pour l’observé; le collaborateur doit agir comme à son d’habitude.
Écoutez, regardez, écoutez, regardez :
- Mesurez le temps de chaque tâche ; même si le chrono ajoute un degré supplémentaire de pression, sa présence s’efface assez vite en réalité.
- Déterminer les outils et méthodes utilisés (ou non utilisés): procédures, outils informatiques, support papier, documentation, etc.
- Observez la coordination et la coopération entre les services.
- Collectez-le plus d’information possible : prenez des notes, collectez les fichiers utilisés.
- Discutez de l’expérience de la journée.
- Donner la date de retour d’information sur les travaux d’observation et faite un retour a chaud.
Les observés ont besoin d’un retour afin de réduire le niveau de stress de l’exercice, qu’il ne rentre pas chez eux avec lui.
Synthétisez immédiatement vos notes (quelques jours plus tard, les observations seront moins fiables).
Analysez les données collectées du point de vue de l’organisation.
Posez-vous une question, « Quel est le but organisationnel de ce poste ? », « Qu’avez-vous observé du point de vue : processus, procédures, outils, attributions des activités, les rôles de chacun, les interfaces entre les services? Souligner les bonnes pratiques et mettez à l’analyse les mauvaises pratiques (pour la correction).
Le Vis ma vie ou DILO est un outil du plus efficace pour reconnecter avec le terrain ou encore pour se rassurer avant de lancer un projet lourd de conséquence. Nous savons que se lancer dans une transformation sur un terrain non-propice à un fort niveau d’échec.
Rien de tel qu’une bonne Gemba pour savoir, connaître et sortir du ressenti et du « on m’a dit que ».
On retiendra :
- Le « Day In the Life Of » nous lets face à la réalité du terrain
- Rien de mieux pour comprendre que de voir, voire de faire
- La préparation et la communication doivent être minutieuses.
- L’exercice n’est pas si simple et demande des capacités d’analyse en direct.
- L’échange a chaud est primordiale pour l’observé
- Faire valider ces observations facilitera votre travail ultérieur
Restons connecté au terrain, voyons la vérité en face pour rester efficace.
J. Keire
theos.fr
Pour aller plus loin :
La Gemba Walk
