Vous avez certainement déjà réalisé une Gemba Walk mais en avez vous réellement perçu tout l’impact potentiel de cet outil ?
La Gemba Walk est issu du mot japonais « Gemba », qui signifie « là où les choses se passent ». La « Gemba Walk » a pour objectif de bien connaître et maitriser son terrain là où la valeur est produite pour le client.
Quels sont intérêts d’une Gemba Walk ?
- Mieux comprendre les réalités du terrain,
- Identifier les opérations à non valeurs ajoutée et celles créatrices de valeur, repérer les gaspillages,
- S’assurer de la présence de la culture Lean sur le terrain, des pratiques de management visuel et de supervision active, par exemple,
- Repérer les actions à engager en terme d’amélioration continue,
- Créer un canal de communication régulier et direct entre le manager et ses collaborateurs.
Vous l’aurez compris, réaliser une Gemba Walk qu’elle soit avec votre équipe, vos fournisseurs ou même vos clients, est une bonne occasion pour bien comprendre comment se déroulent les processus et s’imprégner du quotidien de vos collaborateurs. Par exemple: si vous êtes manager d’une équipe opérationnelle effectuer une Gemba Walk vous permet de prendre du recul sur votre activité, pour mieux détecter, ce qui n’est pas visible au quotidien, détecter des écarts ponctuels et le respect des fondamentaux.
Importance notamment sur le plan de la sécurité et ainsi en rappeler le sens, détecter des bonnes pratiques. Mais aussi de comprendre ou identifier les problèmes opérationnels de l’équipe ou tout simplement redonner la vision sur l’activité du service.
Évidemment le concept de Gemba Walk peut s’appliquer à tous et à toutes les organisations. Que l’on soit le monde du service ou du tertiaire. La Gemba Walk, peut même, prendre la forme d’un » vie ma vie » du manager ou du collaborateur afin de comprendre les attentes réciproques. C’est que que l’on retrouve lors des circuits d’accueil par le fameux » stage ouvrier » pour les cadres.
Les objectifs et conditions de la réussite
La clé : une bonne préparation. Car une Gemba Walk, n’est pas une randonnée le nez en l’air pour humer l’ambiance du terrain. Même si cela peut en faire partie. L’organisation et la préparation sont donc primordiales.
Une bonne Gemba Walk passe par:
- Définir ses objectifs : Est ce une Gemba Walk sécurité, dysfonctionnements, kaizen
- Donner du sens : prévenir les équipes des enjeux, l’effet de surprise en souvent contre-productif.
- Donner du rythme : Définir un rituel: c’est une démarche avant tout, il faut donc l’institutionnaliser. La fréquence peut dépendre du sujet et/ou de l’importance de la situation ( situation de crise, amélioration continue, … ).
- Préparer un support: soit avec des points de contrôles récurrents pour s’assurer du maintien d’un système ( type auto-évaluation d’un chantier 5S) ou encore des points de contrôles sécurité ou une liste de points particuliers liés à une mise sous contrôle ponctuel ( défaut qualité par exemple.). Ceci peut vous permettre de créer un indicateur de conformité ou de mesure du nombre de dysfonctionnements, idées relevées… .
L’utilisation de la photo reste un bon outil, pour se souvenir, tracer et pour rester factuel. Un plan d’observation accompagné d’un plan d’action partagé est indispensable pour la restitution avec les équipes.
Pour tirer le plus de profit de votre Gemba Walk, la préparation est évidemment une clé, mais connaître le processus et l’équipe que vous allez observer est important ( cas d’audit croisé, par exemple). Il faut, à minima, comprendre le périmètre d’action pour mieux appréhender les flux. L’utilisation, lors dans votre préparation, d’un SIPOC ou d’une cartographie des processus n’est pas vain.
Attention préparer sa Gemba Walk ne signifie pas demander à ce que tout le monde se prépare, faute de quoi, vous ne verrez que ce que l’on voudra bien vous montrer.
Quelques règles à suivre pour assurer le bon déroulement:
- Observer par vous même, soyez curieux et tenter d’imaginer le fonctionnement du processus à partir de vos observations. Ensuite, interroger les collaborateurs pour comparer.
- Posez des questions de façon ouverte et neutre. Cela vous permettra d’éviter des conclusions hâtives sur la base d’observations potentiellement, non représentatives. Mais ne soyez pas dupe non plus. ( Oui, mais d’habitude ….. )
- Montrez du respect, vous l’êtes pas là pour distribuer des bons ou mauvais points. Mais, bien pour aider à mettre en lumière ce qui marche bien et ce qui peut être amélioré avec l’équipe, en toute humilité. S’il y a un gaspillage, c’est avant tout un problème de processus. La Gemba Walk est aussi un moyen de montrer un réel intérêt aux conditions de travail de vos collaborateurs, à condition d’agir par la suite, pour votre crédibilité et les succès futurs .
La Gemba Walk se termine, obligatoirement, par une séance de partage de vos observations. Un rapport d’étonnement avec les collaborateurs concernés, permettant d’aller plus loin dans la réflexion et pourquoi pas engager un « 5Pourquoi » de manière collaborative sur un problème détecté.
Cette séance est l’occasion de déclencher un échange de confiance avec vos collaborateurs et de lancer une résolution de problèmes et n’oubliez pas qu’un rapport d’étonnement mentionne aussi ce qui est positif et qui fonctionne bien.
En conclusion, il ne faut pas perdre de vue la Gemba Walk est loin d’être une action unique. Il s’agit bien d’un processus itératif, un réel acte de management, qui vous évitera de vous retrouver dans l’illusion de connaître un processus et de prendre donc de mauvaises décisions.
On retiendra:
- Une Gemba Walk est un outil à multiples facettes, de communication, managérial, de partage, d’optimisation, … .
- La préparation est importante: objectifs, fréquence, plan de communication,
- L’humilité prédomine, ce n’est pas un audit, juste un constat. Pas de jugement, mais de la compréhension et de l’échange,
- C’est un outil collaboratif, impliqué vos managers et managés dans la démarche,
- La communication amont comme aval à toute son importance
- C’est un processus itératif, on commence, pour ne jamais s’arrêter….
Allez vous baladez efficacement, reprenez contact avec le terrain, utilisez tout le potentiel humain collaboratif.
J. Keire
theos.fr
Pour aller plus loin:
- la Gemba Walk : Lien
- La force des Gemba Walk, témoignages ( Gemba croisée )
