Méthode simple pour lancer une démarche d’amélioration continue

Passez plus de 5 minutes avec un consultant Lean, et vous entendrez parler de la création d’une « culture de l’amélioration continue ».

C’est parce que c’est l’un des fondements de toute philosophie d’amélioration d’une organisation. Il faut que les collaborateurs s’engagent pour changer, qu’ils croient dans les outils permettant de le faire et qu’ils aient confiance en leurs managers.

Cela semble simple, non ?

Eh bien, ça l’est et ça ne l’est pas ?

Ce qu’il faut en comprendre : oui, construire une culture de l’amélioration continue est en théorie simple. Si les collaborateurs s’engagent à améliorer, à s’adapter, à changer, l’organisation prospérera. Les conditions de travail seront meilleures et l’engagement des collaborateurs plus importants dans l’entreprise.

Mais il n’est pas si simple d’amener les collaborateurs à s’engager à effectuer ces changements. Il y a de nombreuses raisons à cela, la première étant la fameuse résistance aux changements, mais qui cache en réalité, le défaut de ne plus voir  » les problèmes ». Il vous faut donc mettre en évidence ces soucis, peser le pour et le contre (les risques) à changer et pouvoir engager les collaborateurs dans cette voie.

Alors comment, en tant que leader, faire bouger votre équipe ?

Voici une méthode simple et efficace pour commencer à engager la démarche.

Allez voir les collaborateurs, un par un, et demandez-leur de vous donner une liste de 5 choses qui les dérangent le plus dans leur travail (les irritants). Intéressez-vous à eux, mais réellement, sans jugement. Voyez par vous-même le travail réel, en opposition au travail prescrit.

Pourquoi demander 5 irritants ?

Parce que vous allez essayer de résoudre au moins un de ces problèmes. Avec 5, la probabilité qu’ils vous en donnent un « simple » est beaucoup plus élevée et surtout, 5 va demander de la réflexion, d’aller plus loin que le banal : nous ne sommes pas assez payés.

Lorsque vous posez ces questions, n’hésitez pas à en demander les causes, les impacts et les solutions. Vous serez surpris d’avoir à la place d’une liste de problèmes, une liste de solutions simples et efficaces.

La majorité des collaborateurs peuvent vous donner un ou deux problèmes, mais lorsque vous en demandez cinq, cela force la réflexion et donc d’aller plus loin dans la recherche.

N’hésitez pas, non plus, à les impliquer. « Si vous aviez une baguette magique » que changeriez vous ? Il vous faut ouvrir les horizons, sortir du cadre, ce qui n’est pas aisée dans une entreprise formatée et avec des collaborateurs de grandes expériences.

Mais l’objectif est de leur faire comprendre que les choses peuvent changer et qu’ils peuvent y contribuer. Car vous les impliquerez lorsque votre synthèse et la priorisation de tous ces problèmes sera faite.

Ne prenez pas plus que ce que vous ne pouvez traiter.

En clair, si après quelques interviews, un problème récurrent apparaît, prenez ce sujet, tordez lui le cou. Il vous suffira de revenir sur le terrain pour renouveler l’expérience.

Ne pas oublier que ce type de démarche engendre de l’attente et donc peut aussi générer beaucoup de frustrations, juste par des délais de traitement trop longs. Mesurer donc votre ambition, le chemin sera long.

Cela ne vous prendra que quelques minutes par jour, et vous améliorerez réellement votre activité en le faisant. Mais le plus important encore, vous changerez les comportements en faisant ce petit rituel. La culture de l’amélioration continue, vous allez commencer à susciter la réflexion « autonome » des collaborateurs à tel point que les problèmes et les idées devraient remonter d’eux-même sans aller les solliciter.

En fin de compte, nous recherchons un changement dans le système de valeurs de l’entreprise, mais vous ne pouvez pas l’imposer. Ce que vous pouvez exiger, ce sont des rituels et des comportements. En commençant par un plan d’action-réaction très basique, c’est ce que vous faites.

Je vous suggère d’en venir à la méthode « des petits pas » plutôt que de prôner la révolution qui n’arrivera pas pour toutes les raisons qui font que ces processus demandent du temps, car c’est de la culture.

On retiendra :

  • La culture prend du temps.
  • Il vous faut solliciter la difficulté pour la traiter.
  • L’objectif est que les soucis remontent d’eux même.
  • Sachez mesurer votre enthousiasme.
  • Ne prenez que ce que vous pourrez traiter aux risques de désillusions

Allez-y un pas après l’autre, mais sur un chemin clair et sans jamais lâcher.

J.Keire
theos.fr

Pour aller plus loin :

DEAL : ancrer une culture d’amélioration continue | Olivier Gressier, Directeur Usine