DMAIC: Comprendre la phase D « Définir »

DMAIC

La méthode DMAIC est liée depuis toujours à la méthode Six sigma, créée par l’entreprise Motorola à la fin des années 1980. Il s’agit, en réalité, d’une méthode d’amélioration continue particulièrement efficace.
Avec la complexité des produits demandés par les clients et des processus à mettre en place pour s’assurer de leur réalisation et de leur qualité, il était nécessaire de pouvoir compter sur une méthode fiable et efficace de remise en performance de nos organisations.

La méthode a été dans un premier temps utilisée pour des processus industriels, mais a rapidement été étendue à tous types de processus. Elle est donc applicable aussi bien à des processus industriels, administratifs, logistiques ou encore commerciaux.

La phase D  » Définir »

La première étape d’une démarche DMAIC va consister à parfaitement définir le cadre du projet.

Cette étape se décompose en deux sous-étapes :

  • Le choix du projet le plus adapté à la stratégie de l’entreprise
  • Le cadrage du projet lui-même.

Le choix du projet le plus adapté à la stratégie de l’entreprise

Ce choix est primordial pour une démarche de long terme. Malheureusement ce n’est pas toujours le cas, car implanter la démarche culturelle dans toute l’entreprise est souvent difficile du fait des croyances, peurs ou politiques. Quoi qu’il en soit, ce n’est pas une excuse pour ne pas commencer à travailler sur ses irritants et autres sources de non-qualité que tout manager possède dans son périmètre de décisions.

Le cadrage du projet .

Le premier outil de la phase D : La VOC ( Voix du client)

L’objectif est de s’assurer de bien savoir ce que désire notre client ( interne ou externe), idée de ne pas partir sur une autre voie… .

Le second outil de choix pour partir de la stratégie d’entreprise reste : la matrice en X (sujet traité ici) ainsi que les CTQ ( Critical to Quality ).

Le diagramme CTQ a pour objectif de décomposer le besoin du client en exigences (Sécurité/sérénité, qualité, coût, délais) qui doivent pouvoir être transposées en caractéristiques mesurables et opérationnelles.En clair on passe de la volonté managériale à la réalité tangible et compréhensible du terrain.

Après cette étape cruciale, on va partir vers une démarche basé sur le simple raisonnement d’un QQOQCP ( Qui, quoi, Où, Quand, Comment, … ) bien connu, mais avec des outils un peu plus poussés.

Pour répondre à ces questions, nous avons dans notre escarcelle de nombreux outils, mais surtout des éléments incontournables :

  • Identifier les CTQ (Critical to Quality)
  • Définir le périmètre du process étudié
  • Définir les équipes nécessaires au projet
  • Définir le timing de ce projet
  • Définir et évaluer les Gains potentiels et la mesure du succès
  • et pour finaliser par la charte du projet récapitulant l’ensemble de ces éléments.
  • La communication

Identifier les CTQ

Identifier les CTQ vise donc à transposer un objectif stratégiques de longs termes et en des objectifs de plus en plus courts termes pour finaliser par des actions et des jalons concrets.

Définir le périmètre du process étudié

L’outil SIPOC est un bon allié pour éviter de dériver lors de vos projets. Cela permet notamment de se mettre d’accord avec le sponsor du projet sur le périmètre.

Définir les équipes nécessaires au projet

L’outil RACI vous permettra de définir qui, quand et pourquoi vous aurez besoin de ressources. Pensez toujours que ce sont ceux qui font qui savent et donc n’oubliez pas de maillons dans votre processus.

Définir le timing de ce projet

Toujours difficile de mobiliser les équipes, il faut donc savoir a quel mode de fonctionnement vous souhaiter adhérer. Mais dans tous les cas le mode Kaizen suivant la méthode DMAIC ne doit pas perdre de sa performance par la non-disponibilité des contributeurs (frapper vite et fort)

Définir et évaluer les Gains potentiels

Tous les outils du Lean vous permettront de le faire. Montrer les gaspillages pour ensuite évaluer les potentiels. Ceci afin de ne pas perdre votre temps sur des batailles qui n’en valent pas la peine et que dire lorsque l’on vous demandera des comptes avec des résultats insignifiants.
Reste a définir quels sont les éléments clés mesurant le succès de votre projet. Et c’est a ce moment qu’il faut se poser cette question. Quels sont pour vos, le groupe et votre sponsor les données, la progression d’indicateur démontrant la finalité de votre projet.

Exemples de charte projet

La charte du projet récapitulant l’ensemble des éléments.

Quelle que soit la forme, elles vous permettront de toujours avoir une prise de recul sur les objectifs, les attendus de la démarche. Ce document est donc à construire collectivement, validé par le sponsor et elle sert de gardien pour éviter les dérapages.

La communication

Élément aussi souvent négligé, la communication fait partie du succès de votre projet. Elle se doit d’être réalisée avant, pendant et après. les modalités et le bon vecteur reste aussi à définir ( mail, papier, affichage, … )

Il reste encore beaucoup d’éléments additionnels comme l’évaluation des risques et autres que vous pourrez ajouter a cette phase de définitions.

Pour conclure, la phase D  » définir » de la méthode DMAIC reste une etape des plus importantes. Perdre du temps a peaufiner cette étape n’est pas vain. Souvent, les projets n’aboutissent pas, car cette phase est négligée et c’est une erreur.

A retenir :

  • La démarche DMAIC s’impose comme un mode de fonctionnement efficace.
  • La phase D « définir » reste une des plus importante de la démarche.
  • Peu importe les outils, il faut se poser les bonnes questions avant de partir pour sécuriser la démarche
  • N’oubliez jamais la communication avant, pendant et après.

Restons méthodique, investissons dans la préparation pour rester serein

J.Keire

Theos.fr

Pour aller plus loin :

une bonne vidéo de Simon Leclercq sur la charte de projet :

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