Lean : Par où commencer: la matrice en X

La matrice en X de la méthode Hoshin Kanri est l’un des outils les plus puissants de l’arsenal Lean pour une gestion stratégique efficace.

Lorsqu’il est correctement mis en œuvre, il comble le fossé entre la stratégie et l’exécution en créant un alignement et une concentration sur les efforts nécéssaires.

La façon la plus simple d’implémenter Hoshin Kanri est l’application de la matrice X. Nous allons aller voir comment nous mettons cela en œuvre. Tentez de vous montrer ce qu’est la matrice Hoshin Kanri X, comment la lire et comment en tirer le meilleur parti.

Qu’est-ce que Hoshin Kanri X Matrix ?

Le modèle de matrice Hoshin Kanri X est un document d’une seule page qui comprend les objectifs, les stratégies, les projets stratégiques (actions moyens/courts termes) ainsi que les pilotes et les ressources.

L’objectif de l’application de la matrice X est d’aligner les besoins à long terme avec les actions stratégiques, d’identifier les activités les plus importantes du projet et d’énumérer les paramètres que vous devez améliorer.

Une matrice X typique ressemblerait normalement à ceci :

Le nom vient du X qui divise la matrice en 4 quadrants clé :

  • Objectifs à long terme
  • Objectifs annuels
  • Actions moyen terme
  • Mesures à améliorer

Dans les coins du modèle de la matrice, sont visualisées les dépendances entres les activités de chaque section.

A l’extrême droite du diagramme sont placés les noms des personnes responsables de l’exécution du plan à mener.

Comment appliquer le modèle de matrice X ?

Typiquement, le leader de votre organisation est responsable de la mise en place de la matrice (si elle est appliquée à grande échelle) ou tout gestionnaire qui la met en œuvre au niveau de l’équipe.

Lorsque vous remplissez le modèle de matrice X, vous devez énumérer les parties les plus importantes du diagramme les plus proches du centre.

Etape 1 : Définir la vision et les objectifs stratégiques

Vous devez commencer par les objectifs à long terme de votre équipe. A Hoshin Kanri, ils sont normalement dans une vision entre 3 à 5 ans.

Énumérez-les dans le quadrant inférieur du gabarit de la matrice X et gardez à l’esprit que chaque objectif aura un grand nombre de petites tâches que votre équipe devra traiter avant d’atteindre l’objectif final.

Tenez compte de la capacité de votre équipe avant de vous lancer dans l’atteinte de 10 objectifs à long terme.

Une façon simple de calculer le nombre total de tâches que votre équipe devra accomplir est de décomposer chaque initiative en un véritable plan d’exécution pour la plus petite tâche possible avant d’inscrire le prochain plan à long terme dans la matrice.

Étape 2 : Définir les principaux objectifs à moyen terme

Une fois vos objectifs à long terme fixés, préparez les objectifs les plus importants que vous visez à atteindre dans un délai plus court (par exemple dans l’année) et placez-les dans le quadrant gauche de la matrice Hoshin.

Pour les créer, vous devrez d’abord réfléchir à ce que vous devez accomplir pour vous maintenir sur la bonne voie, puis bâtir à partir de là.

Source: http://christian.hohmann.free.fr/

Étape 3 : Établir des mesures à court terme et des paramètres de mesure

Ensuite, vous devez remplir le quadrant supérieur avec les activités les plus importantes que votre équipe doit accomplir afin d’atteindre les objectifs à court terme. En tant que gestionnaire Lean, c’est essentiellement votre liste de choses à faire pour les mois à venir.

Le bon quadrant correspond aux paramètres qui vous permettront de rester sur la bonne voie pendant que vous exécutez les objectifs de l’entreprise.

Considérant que toutes vos équipes Lean ont leurs propres indicateurs de performance clés, vous devez être très prudent lorsque vous mettez les indicateurs clés sur la matrice Hoshin Kanri X.

Étape 4 : S’entendre sur les principaux indicateurs de performance

C’est le moment idéal pour partager vos plans avec les autres parties prenantes en mode collaboratif.

Ensemble, vous pouvez vous mettre d’accord sur les mesures les plus cruciales que vous devez améliorer et les énumérer sur le diagramme sans risquer de perdre la dynamique des collaborateurs dont ce travail n’est pas considéré comme vital pour la bonne exécution du projet.

En suivant cette ligne de pensée, juste à côté des paramètres clés, vous devez énumérer les principales parties prenantes qui seront chargées de diriger la réalisation des activités dans le quadrant supérieur de la matrice.

Bien que le Lean encourage l’appropriation partagée du flux de travail, pour plus de clarté, nous vous recommandons de n’énumérer que les personnes responsables de la bonne exécution du travail de l’équipe, ou simplement les chefs d’équipe, gestionnaires et responsables de processus.

Etape 5 : Relier les points – marquer les dépendances

Enfin, vous devez compléter le tableau en spécifiant les dépendances entre chaque liste dans votre matrice.

Nous vous recommandons de commencer par créer une légende des différents marqueurs de corrélation qui relieront chaque quadrant au suivant. ( suivant matrice RACI )

Vous pouvez appliquer toutes sortes de figures géométriques, mais n’oubliez pas que la matrice doit rester transparente et que chaque personne doit comprendre l’information qui s’y trouve dans une seule et même image.

La matrice en X est des outils primaires a toute démarche Lean. Parfois nous l’a pensons un peu « lourde », mais sur des projets de transformation de plusieurs années, il est toujours bon d’avoir un point de départ clair, précis et un élément de communication clair pour tous.

A retenir:

  • La matrice en X reste un outil incontournable pour vos projets.
  • Souvent nous cherchons par où commencer, voici le chemin.
  • C’est un outil collaboratif,
  • et surtout un objet de communication efficace.

Restons clair, objectif, efficace

J.keire
theos.fr

Pour aller plus loin:

  • Une petite pastille vidéo, très claire:

Source : https://www.youtube.com/channel/UCJV9nMwk3WjlqSdRHbljPsQ

  • Un fichier Template matrice en X (xls) a télécharger : Lien

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Maintenir votre performance : Le Kamishibai Board

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