Bien que Kaizen est le nom japonais pour l’amélioration continue. le Kaizen est souvent associé à un événement dit « Chantier Kaizen » avec une envie de frapper vite et fort.
Les chantiers Kaizen permettent donc d’innover, de façon rapide et un complément nécessaire de l’amélioration continue qui elle est du registre de la culture d’entreprise. Les deux ne sont pas contradictoires, mais bien complémentaires.
Pour qu’un chantier kaizen soit un succès, il nécessite beaucoup de préparation et de suivi. Voici dix erreurs qu’il faut éviter lors d’un chantier Kaizen.
L’absence de charte
Un chantier Kaizen, suit la démarche DMAIC. La charte est utilisée pour établir le cadre du kaizen: la phase D-Définir. Elle détermine l’énoncé du problème, les informations de base, le planning, l’équipe, le processus, ….Ce questionnement suit l’outil du Q, Q, O, Q, C, P. Sans charte, le kaizen peut vite dériver. Cette charte permet l’acceptation par tous du chantier, des objectifs, de la méthode et des attendus.
Le champ d’application est trop vaste.
Des objectifs trop ambitieux vous mèneront à l’échec du fait d’avoir un champs trop grands. Mieux vaut découper un processus en sous-processus et travailler ensuite au recollement. Vouloir voir trop grand peut entraîner à gérer plus d’acteurs, de problématiques à ne jamais en voir le bout.Il faut se rappeler que l’objectif d’un chantier Kaizen est l’action.
Des objectifs Kaizen pas en ligne avec la stratégie d’entreprise
Vouloir améliorer par des chantiers kaizen votre organisation est souvent salutaire, mais si cela n’est pas en ligne avec la stratégie, cela risque d’être en pure perte. Attention aussi à l’implication de votre direction en ressources et moyens financiers. Sans accord franc, peu de chance d’avoir ce dont vous avez besoin. La démotivation des acteurs du chantier sera grande et peu enviable pour l’avenir.
Absence des indicateurs de succès
Pour que le chantier kaizen soit un succès, il faut identifier les éléments essentiels du processus. Mais surtout se mettre d’accord sur les facteurs clé du succès. Cela fait partie de la phase D et permettra immédiatement de qualifier le couronnement du chantier. Ne pas se fixer d’indicateurs, de valeurs ou d’objectifs vous exposera à ne pas savoir quand clôturer, ni la performance de ce chantier en lui-même. Sans mesures, aucune chance de pouvoir juger, justifier ou même faire un simple retour d’expérience.
Le Choix de l’équipe
Les membres de l’équipe du kaizen sont, à la fois, les architectes et la main d’Å“uvre du chantier. Le choix des membres de l’équipe devrait être une partie importante du kaizen. Vous devez tenir compte des compétences, de l’expertise ou des connaissances des personnes et des individus qui font partis du processus. Ils doivent avoir été adoubés par leur pair et obtenir le pouvoir de décision de part leur manager. Sans quoi, la réflexion, sera en pure perte.
Le kaizen et la perfection
La perfection est coûteuse et souvent trompeuse. Il faut ramasser ce que l’on appelle communément les fruits murs de l’amélioration. Il n’y a qu’à se baisser pour les ramasser. Si cela rapporte 20% est bien sachez vous en satisfaire. La perfection entraîne souvent la non-action. Ce qui est à l’opposé des objectifs recherchés. Restons humble, prenons ce que l’on nous offre !
Manque de visibilité pour les non-participants
Souvent déçus de ne pas avoir été choisis, certains regarde ces exercices avec envie. Il ne faut surtout pas casser cette dynamique. Il est aussi important d’obtenir l’adhésion de ceux qui ne font pas partis de l’équipe pour que l’amélioration soit durable. La communication à toutes les étapes du chantier est donc tout aussi importante. Tous les moyens sont bons : réunion orale, machines à café, paperboards, tableau d’affichage, mails, … .
Le suivi et la clôture
Le chantier kaizen est un événement et son suivi à posteriori est primordiale, car cela sanctionne la continuité des actions engagées et assure le réel succès du chantier. Il faut mettre en place un rituel de suivi de type AIC afin de s’assurer de bien aller au fond des sujets. À défaut, on reste au milieu du guet et donc au milieu des objectifs. Compliquer de re-mobiliser les équipes si l’on ne va pas au bout. Penser à votre crédibilité pour la tenue d’un nouveau chantier.
Communiquer sur les résultats.
On ne rappellera jamais assez l’importance de la communication. Même en cas d’échec, il faut communiquer, cela permettra à certains de ne pas faire les mêmes erreurs (Yokoten). C’est cela aussi l’amélioration continue. La communication est donc primordiale, que cela soit dans le groupe kaizen comme à l’extérieur. Les moyens de communication sont infinis à vous de trouver les bons, les plus adaptés et de les utiliser. Il en va du succés de votre chantier. Ayez toujours en tête la mise en place de votre prochain chantier.
Le réel engagement de la direction
Parfois, la direction n’est pas des plus impliquées et regarde les chantiers avec distance. C’est un facteur important d’échec. C’est lors de la phase D et donc de la charte que tout se joue. Cette charte doit être validée par le « sponsor » du chantier. Vous n’êtes que l’animateur, le réel responsable étant le sponsor. Responsabiliser est déjà une grande marque d’implication. Il fait aussi de la participation physique, c’est à dire, faire venir le sponsor pour une réunion de démarrage et de présentation des résultats ou de clôture.
Les premiers chantiers sont toujours une nouvelle expérience et ne seront pas parfait. Il faut donc, vous aussi, vous remettre en question. Faites un retour d’expérience avec le groupe pour améliorer l’événement. Votre rigueur et votre ténacité feront le reste.
On retiendra :
- La finalité d’un chantier Kaizen, est avant tout de l’action
- La phase la plus importante reste la phase de préparation.
- Impliquer le sponsor, la direction par une signature physique
- Restez humble dans les objectifs.
- Soyez en phase avec la stratégie de l’entreprise.
Restez humble, tenace et méthodique.
j.Keire
theos.fr
Pour aller plus loin :
Animer un chantier Kaizen
