3 techniques pour réduire vos encours dans votre entreprise
Dans toute entreprise, les encours représentent des ressources immobilisées : stocks, commandes en cours, travaux partiellement réalisés ou flux administratifs non terminés. Ces encours ont un impact direct sur la trésorerie, les coûts et la performance globale. La maîtrise des encours est donc un levier stratégique pour renforcer la compétitivité, améliorer la satisfaction client et optimiser l’utilisation des ressources.
Les entreprises qui laissent leurs encours s’accumuler rencontrent fréquemment :
- Une trésorerie tendue ou des besoins de financement élevés.
- Des retards de livraison et des clients insatisfaits.
- Des coûts supplémentaires liés au stockage et à la manutention.
- Une visibilité réduite sur l’activité réelle de l’entreprise.
Pour éviter ces effets négatifs, trois techniques concrètes peuvent être mises en œuvre immédiatement pour réduire les encours et améliorer le pilotage de l’entreprise.
1. Prioriser vos commandes et flux
Le premier facteur de réduction des encours est la priorisation des commandes et des flux. Les encours inutiles proviennent souvent d’une absence de hiérarchie claire dans le traitement des tâches et commandes. Sans priorisation, les équipes traitent parfois des dossiers moins importants au détriment de ceux qui sont critiques pour la trésorerie ou la satisfaction client.
La priorisation repose sur plusieurs critères :
- Importance stratégique du client : certaines commandes doivent être traitées en priorité pour sécuriser un client clé.
- Impact financier : les commandes à forte valeur ajoutée doivent être traitées plus rapidement pour optimiser la trésorerie.
- Délais de livraison : respecter les engagements contractuels permet d’éviter les pénalités et litiges.
Exemple concret :
Une entreprise de production textile a mis en place un système de priorisation des commandes basé sur le chiffre d’affaires et les délais. Résultat : réduction de 25 % des encours bloqués et meilleure satisfaction client en trois mois.
Mettre en place une priorisation claire permet aux équipes de travailler de manière plus efficace et de réduire significativement les stocks et commandes en cours inutiles.
2. Suivi régulier et visibilité des encours
Le deuxième pilier pour maîtriser les encours est le suivi régulier et la visibilité. Sans indicateurs précis et mises à jour fréquentes, il est impossible d’anticiper les blocages ou de détecter les goulots d’étranglement.
Les bonnes pratiques incluent :
- La mise en place de tableaux de suivi type Kanban pour visualiser les flux et identifier les encours critiques.
- L’utilisation d’outils digitaux comme les ERP ou logiciels de gestion permettant un suivi en temps réel.
- Des réunions courtes quotidiennes pour ajuster les priorités et résoudre rapidement les obstacles.
- L’analyse hebdomadaire des indicateurs d’encours pour anticiper les pics de charge et réaffecter les ressources.
Exemple concret :
Une PME dans le secteur de l’électroménager a mis en place un tableau Kanban pour suivre les commandes et les retours clients. Les encours sont devenus visibles pour toutes les équipes et la charge de travail a été mieux répartie, réduisant les délais moyens de traitement de 30 %.
Cette approche favorise également la transparence et la responsabilisation, deux facteurs essentiels pour réduire durablement les encours.
3. Optimisation des processus et réduction des délais
Le troisième levier est l’optimisation des processus. Les encours augmentent lorsque les processus sont lents, complexes ou mal organisés. L’analyse des flux, l’identification des goulets d’étranglement et la standardisation des procédures permettent de réduire les délais et donc les encours.
Quelques méthodes éprouvées :
- Cartographie SIPOC : visualise les fournisseurs, entrées, étapes, sorties et clients pour identifier les inefficacités.
- Analyse des causes racines avec les 5 Pourquoi : permet de comprendre pourquoi un processus génère des retards et d’appliquer des solutions durables.
- Amélioration continue (Lean et Kaizen) : mise en œuvre d’actions progressives pour optimiser les flux et réduire les stocks intermédiaires.
Exemple concret :
Une entreprise de services a analysé son processus de validation de commandes et a réduit de 50 % le temps de traitement grâce à la suppression des étapes inutiles et à l’automatisation des tâches répétitives.
En combinant suivi régulier, priorisation et optimisation des processus, il est possible d’obtenir une réduction significative des encours et un impact direct sur la trésorerie et la performance globale.
KPI pour mesurer la réduction des encours
Pour piloter efficacement vos encours, il est essentiel de définir des indicateurs pertinents :
Encours moyen
Valeur moyenne des encours sur une période donnée.
Délai moyen
Temps moyen entre la commande et la livraison.
Taux de rotation
Nombre de fois qu’un stock ou encours est transformé en flux réel.
Coût des encours
Dépenses liées au stockage, à la manutention et aux retards.
Ces KPI permettent de suivre les progrès, de détecter les anomalies et de mesurer les gains financiers et opérationnels.
Pour aller plus loin
Réduire les encours ne se limite pas à une action ponctuelle. Il s’agit d’un effort continu qui repose sur une culture de performance, de réactivité et de collaboration entre services. En appliquant régulièrement ces trois techniques, votre entreprise gagnera :
- Une trésorerie améliorée et plus stable.
- Une meilleure satisfaction client grâce à la réduction des délais.
- Une optimisation des ressources humaines et matérielles.
- Une culture d’entreprise axée sur l’efficacité et l’amélioration continue.
FAQ
Qu’est-ce qu’un encours ?
Les encours sont les ressources immobilisées dans les stocks, commandes ou processus non terminés. Ils représentent des capitaux qui ne génèrent pas de valeur tant qu’ils restent bloqués.
Pourquoi réduire les encours est important ?
Réduire les encours améliore la trésorerie, diminue les coûts, réduit les risques d’erreurs et accélère la satisfaction client.
Quels outils peuvent aider à réduire les encours ?
ERP, tableaux Kanban, indicateurs KPI, cartographie SIPOC, analyse des 5 Pourquoi, Lean, Kaizen et automatisation des processus répétitifs.
Quels résultats peut-on attendre ?
Encours plus faibles, délais réduits, meilleure trésorerie, satisfaction client accrue et flux de travail plus fluides et transparents.
